Weiterbildung in der Verwaltung
Eine Weiterbildung in der Verwaltung ist die passende Wahl für alle, die im öffentlichen Dienst Karriere machen wollen. Fundierte Kenntnisse des Verwaltungswesens sind hier unerlässlich. Wer bereits einen Verwaltungsberuf erlernt hat, kann durch zusätzliche Qualifikationen aufsteigen. Andere sehen in Weiterbildungen die Chance, sich für den Seiteneinstieg fit zu machen.
Unabhängig davon, welches Ziel man konkret verfolgt, lohnt es sich, die Möglichkeiten einer Weiterbildung in der Verwaltung genau zu kennen. Denn der Weg vom Sachbearbeiter zur Führungskraft, vom Quereinsteiger zum festen Angestellten oder vom mittleren in den gehobenen Dienst führt fast immer über eine gezielte Fortbildung. Dieser Ratgeber zeigt die wichtigsten Wege, die realistische Dauer, die Kosten und die Förderung durch das Arbeitsamt.
DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE
- Die Verwaltung gliedert sich in vier Laufbahngruppen (einfacher, mittlerer, gehobener, höherer Dienst) - die passende Weiterbildung richtet sich nach der angestrebten Ebene.
- Für Verwaltungsfachangestellte ist der Verwaltungsfachwirt (Angestelltenlehrgang II) der klassische Aufstieg, für Beamte die Laufbahnprüfung zur nächsthöheren Gruppe.
- Ein Quereinstieg gelingt vor allem ausgebildeten Kaufleuten, oft über eine vorbereitende Weiterbildung.
- Aufstiegsfortbildungen wie der Verwaltungsfachwirt sind über das Aufstiegs-BAföG förderfähig; Anpassungslehrgänge bei Arbeitslosigkeit über den Bildungsgutschein (§ 81 SGB III).
- Beschäftigte können über das Qualifizierungschancengesetz gefördert werden, ohne arbeitslos zu sein.
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Inhaltsverzeichnis
- Die Verwaltung bietet breite und krisensichere Perspektiven
- Laufbahngruppen und Verwaltungsberufe bestimmen den Weiterbildungsweg
- Der Quereinstieg gelingt mit der richtigen Vorbereitung
- Fortbildungen ebnen den Aufstieg innerhalb der Verwaltung
- Seminare und Kurse vertiefen einzelne Fachthemen
- Ein berufsbegleitendes Studium öffnet den gehobenen und höheren Dienst
- Dauer und Ablauf hängen von der gewählten Lernform ab
- Kosten und Förderung entscheiden über die Finanzierung
- Gehalt und Karriere richten sich nach Laufbahn und Tarif
- Die Wahl eines geeigneten Anbieters sichert die Qualität
- Häufige Fragen zur Weiterbildung in der Verwaltung
Die Verwaltung bietet breite und krisensichere Perspektiven
In der Kommunalverwaltung, Kreisverwaltung, Landesverwaltung oder Bundesverwaltung existieren zahlreiche Behörden und öffentliche Einrichtungen, die stets Bedarf an qualifiziertem Personal haben. Zudem sind die Tätigkeitsbereiche sehr breit gefächert. Über unzureichende Perspektiven kann man sich somit nicht beschweren. Die Herausforderung besteht vielmehr darin, sich einen Überblick zu verschaffen.
Der öffentliche Dienst gilt als besonders krisensicher. Kündigungen aus wirtschaftlichen Gründen sind selten, die Bezahlung ist tariflich oder besoldungsrechtlich geregelt, und der demografische Wandel sorgt gerade jetzt für einen hohen Ersatzbedarf: In den kommenden Jahren gehen viele Verwaltungskräfte in den Ruhestand. Das eröffnet Aufsteigern und Quereinsteigern gleichermaßen gute Chancen. Zunächst muss man wissen, dass man hier als Beamte/r oder als Angestellte/r im öffentlichen Dienst tätig werden kann - beide Statusformen unterscheiden sich in Bezahlung, Absicherung und den Wegen der Weiterbildung deutlich.
Laufbahngruppen und Verwaltungsberufe bestimmen den Weiterbildungsweg
Die Verwaltung differenziert nicht nur zwischen dem technischen und nicht technischen Dienst, sondern auch zwischen den folgenden Laufbahngruppen:
- einfacher Dienst
- mittlerer Dienst
- gehobener Dienst
- höherer Dienst
Die Verwaltung als Tätigkeitsbereich bringt somit eine gewisse Komplexität mit. Welche Weiterbildung sinnvoll ist, hängt maßgeblich davon ab, in welcher Laufbahngruppe man steht und welche man erreichen möchte. Der Sprung vom mittleren in den gehobenen Dienst zum Beispiel setzt in der Regel eine Aufstiegsfortbildung oder ein Studium voraus.
Interessierte sollten zudem die verschiedenen Verwaltungsberufe kennen. Dabei handelt es sich unter anderem um die folgenden verwaltenden Berufe:
- Verwaltungsfachangestellte/r
- Fachangestellte/r für Arbeitsmarktdienstleistungen
- Beamtin/Beamter im mittleren oder gehobenen Verwaltungsdienst
- Verwaltungswirt/in
- Finanzwirt/in
Jeder dieser Berufe hat eigene Anschlussqualifikationen. Ein/e Verwaltungsfachangestellte/r baut auf dem sogenannten Angestelltenlehrgang auf, ein/e Beamtin/Beamter durchläuft dagegen dienstliche Laufbahnprüfungen. Wer diese Struktur versteht, findet die passende Weiterbildung deutlich schneller.
Der Quereinstieg gelingt mit der richtigen Vorbereitung
Aufgrund der streng geregelten Laufbahnen und vorgeschriebenen Qualifizierungswege entsteht der Eindruck, ein Quereinstieg in die Verwaltung sei nicht möglich. Dem ist aber nicht so, denn viele Ämter, Behörden und öffentliche Einrichtungen brauchen dringend Personal.
Insbesondere ausgebildete Kaufleute haben gute Chancen, den Seiteneinstieg zu schaffen und im öffentlichen Dienst Fuß zu fassen. Kaufmännisches Wissen aus Buchhaltung, Personalwesen oder Sachbearbeitung lässt sich in der Verwaltung unmittelbar nutzen. Gegebenenfalls absolviert man vorbereitend eine Weiterbildung, um den Wechsel von der Wirtschaft in die Verwaltung zu meistern - etwa mit Kursen zu Steuerrecht, öffentlichem Recht oder Rechnungswesen.
Wer aus der Arbeitslosigkeit heraus einen Quereinstieg plant, sollte das Gespräch mit der Agentur für Arbeit suchen. Passt die geplante Qualifizierung zur Arbeitsmarktlage, kann sie über einen Bildungsgutschein gefördert werden. Auch eine Umschulung in einen Verwaltungsberuf ist ein gangbarer Weg, wenn der bisherige Beruf keine Perspektive mehr bietet.
Fortbildungen ebnen den Aufstieg innerhalb der Verwaltung
Wer bereits in der Verwaltung tätig ist und eine höhere Position anstrebt, braucht dazu nicht nur Erfahrung, sondern auch zusätzliche Qualifikationen. Die verschiedenen Fortbildungen setzen genau hier an. Grundsätzlich sollten Mitarbeitende der Verwaltung die verschiedenen Laufbahnen und Qualifizierungswege kennen und ihre Ambitionen mit dem Dienstherrn besprechen. Nicht selten ergeben sich intern Qualifizierungsmöglichkeiten. Ansonsten ist die Teilnahme an einer externen Weiterbildung ebenfalls eine Option.
Wer innerhalb der Verwaltung aufsteigen möchte, sollte sich auf die Suche nach einer passenden Fortbildung begeben. Hier ist der erlernte und ausgeübte Beruf von zentraler Bedeutung. Verwaltungsfachangestellte nehmen beispielsweise die folgenden Qualifikationen in die engere Auswahl:
- Verwaltungsfachwirt/in (Angestelltenlehrgang II)
- Betriebswirt/in - Verwaltung
- Fachwirt/in - Büro- und Projektorganisation
- Betriebswirt/in - Kommunikation und Büromanagement
- Sekretär/in mit Fachrichtung öffentliche Verwaltung
Der Verwaltungsfachwirt gilt als der wichtigste Aufstieg für Verwaltungsfachangestellte. Er entspricht dem Angestelltenlehrgang II und qualifiziert für Sachbearbeitung auf gehobenem Niveau bis hin zu Teamleitungsfunktionen. Verwandte kaufmännische Aufstiege wie der Wirtschaftsfachwirt, der Industriefachwirt oder der Steuerfachwirt sind für Quereinsteiger aus der Wirtschaft interessant und werden über die IHK geprüft.
Als Beamte/r kann man dahingegen an einer dienstlichen Fortbildung teilnehmen und beispielsweise in die nächsthöhere Laufbahngruppe aufsteigen. Dieser sogenannte Aufstieg ist an bestimmte Dienstzeiten, Beurteilungen und eine Laufbahnprüfung gebunden und wird vom Dienstherrn organisiert.
Seminare und Kurse vertiefen einzelne Fachthemen
Angehörige eines Verwaltungsberufs können intern oder über externe Anbieter an unterschiedlichsten Seminaren und Kursen teilnehmen. Verschiedene Schwerpunkte stehen zur Auswahl, sodass die eigene Karriere individuell vorangetrieben werden kann. Interessante Themen sind hier unter anderem:
- Verwaltungsrecht und öffentliches Recht
- Kommunikation und Bürgerdialog
- Bürotechnik und E-Government
- Korrespondenz und Schriftgutverwaltung
- Personalwesen
- Organisation und Prozesssteuerung
- Rechnungswesen und Controlling
- Datenschutz und Informationssicherheit
Gerade die Digitalisierung der Verwaltung macht viele dieser Themen aktuell besonders gefragt. Das Onlinezugangsgesetz und die fortschreitende Umstellung auf elektronische Aktenführung (E-Akte) verlangen neue Kompetenzen. Wer sich hier fortbildet, etwa im Bereich E-Government, Datenschutz oder Prozessdigitalisierung, macht sich für Behörden besonders wertvoll. Solche kürzeren Seminare eignen sich auch gut, um zwischen zwei größeren Qualifizierungen aktuell zu bleiben.
Ein berufsbegleitendes Studium öffnet den gehobenen und höheren Dienst
Unabhängig davon, ob man bereits Angestellte/r oder Beamte/r in der Verwaltung ist oder einen Quereinstieg in den öffentlichen Dienst anstrebt, sollte man die zunehmende Bedeutung akademischer Grade nicht unterschätzen. Der gehobene Dienst setzt in vielen Bereichen einen Bachelor voraus, der höhere Dienst regelmäßig einen Master.
Hochschulen der öffentlichen Verwaltung sowie andere Hochschulen halten passende Studiengänge bereit. Dabei handelt es sich beispielsweise um die folgenden Disziplinen:
- Public Management / Public Administration
- Verwaltungswissenschaft
- Recht und Verwaltungsrecht
- Politik- und Verwaltungswissenschaft
- Digitales Verwaltungsmanagement / E-Government
Berufstätige sollten sich hier nicht ausschließen, denn das berufsbegleitende Studium ist mittlerweile weit verbreitet. Studienformen wie das duale Studium, das Fernstudium oder das Abendstudium sorgen für eine gute Vereinbarkeit mit dem Beruf. So kann man parallel zur beruflichen Praxis einen Hochschulabschluss erlangen und die Chancen auf einen Aufstieg auf der Karriereleiter erheblich verbessern.
Dauer und Ablauf hängen von der gewählten Lernform ab
Wie lange eine Weiterbildung in der Verwaltung dauert, richtet sich nach dem Ziel und der gewählten Lernform. Ein einzelnes Fachseminar ist in wenigen Tagen absolviert, der Verwaltungsfachwirt dagegen erstreckt sich meist über ein bis zwei Jahre. Ein berufsbegleitendes Studium nimmt drei bis vier Jahre in Anspruch. Wer im Beruf bleibt, wählt in der Regel eine Teilzeit- oder Fernvariante, um Einkommen und Qualifizierung zu verbinden.
Kosten und Förderung entscheiden über die Finanzierung
Die Kosten schwanken stark: Ein kurzes Seminar kostet oft nur einige Hundert Euro, der Verwaltungsfachwirt liegt je nach Anbieter meist zwischen 2.000 und 6.000 Euro, ein Studium kann mehrere Tausend Euro Gebühren verursachen. Die gute Nachricht: Für fast jede Situation gibt es einen Förderweg. Entscheidend ist, ob man arbeitslos, beschäftigt oder auf einem klassischen Aufstiegsweg unterwegs ist.
Die passende Förderung richtet sich nach dem Status
Wer arbeitslos oder von Arbeitslosigkeit bedroht ist, wendet sich an die Agentur für Arbeit. Passt die Weiterbildung zur Arbeitsmarktlage, kann ein Bildungsgutschein nach § 81 SGB III die Lehrgangskosten vollständig übernehmen, dazu Fahrt- und teils Unterkunftskosten. Voraussetzung ist, dass der Anbieter und die Maßnahme nach der AZAV zugelassen sind. Wer während der Weiterbildung Bürgergeld (seit Juli 2026 offiziell Grundsicherungsgeld) bezieht, erhält zusätzlich ein Weiterbildungsgeld von 150 Euro monatlich sowie Prämien von 1.000 Euro für die bestandene Zwischenprüfung und 1.500 Euro für die Abschlussprüfung.
Beschäftigte, die im Job bleiben, müssen nicht erst arbeitslos werden: Über das Qualifizierungschancengesetz beteiligt sich die Agentur für Arbeit an Lehrgangskosten und Arbeitsentgelt, wenn der Arbeitgeber die Weiterbildung unterstützt. Wer eine klassische Aufstiegsfortbildung wie den Verwaltungsfachwirt oder einen Betriebswirt anstrebt, nutzt dagegen das Aufstiegs-BAföG (AFBG). Es ist einkommensunabhängig, übernimmt einen hohen Anteil der Gebühren und wandelt einen Teil des Darlehens bei bestandener Prüfung in einen Zuschuss um. Ein Nebenverdienst über einen Minijob (bis 603 Euro monatlich, Stand 2026) bleibt neben vielen Leistungen im Rahmen der jeweiligen Freibeträge möglich, sollte aber vorab mit der zuständigen Stelle abgestimmt werden.
Gehalt und Karriere richten sich nach Laufbahn und Tarif
Je nach Einsatzbereich und genauer Tätigkeit können die Verdienstmöglichkeiten in der Verwaltung stark schwanken. Die verschiedenen Verwaltungsberufe verhindern pauschale Angaben zum durchschnittlichen Gehalt. Angestellte werden nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD beziehungsweise TV-L) vergütet, Beamte nach der jeweiligen Besoldungsordnung. Beide Systeme steigen mit Erfahrungsstufe und Laufbahngruppe.
Grob gilt: Eine Sachbearbeitung im mittleren Dienst liegt häufig im Bereich der Entgeltgruppen E 5 bis E 8, der gehobene Dienst nach dem Verwaltungsfachwirt oder einem Studium eher bei E 9 bis E 11. Führungs- und Amtsleitungsfunktionen im höheren Dienst reichen darüber hinaus. Genau deshalb lohnt sich der Blick auf Weiterbildung: Der Aufstieg vom mittleren in den gehobenen Dienst bedeutet in der Regel einen spürbaren Gehaltssprung sowie zusätzliche Sicherheit durch feste Tarif- und Besoldungsstrukturen. Interessierte sollten ihre Suche konkretisieren und die Einkommenssituation des jeweiligen Verwaltungsberufs vorab genau prüfen.
Die Wahl eines geeigneten Anbieters sichert die Qualität
Weiterbildungen in der Verwaltung werden von Verwaltungsschulen der Länder und Kommunen, von Studieninstituten für kommunale Verwaltung, von Industrie- und Handelskammern sowie von privaten Bildungsträgern angeboten. Eine Beratung rund um die richtige Weiterbildung kann das Arbeitsamt bieten; ansonsten sollte man mit den Vorgesetzten sprechen. Zudem lohnt es sich, konkrete Karrierepläne zu schmieden und zu hinterfragen, welche Qualifikationen erforderlich sind.
Wer eine Förderung über die Agentur für Arbeit plant, muss unbedingt darauf achten, dass der Anbieter und die konkrete Maßnahme nach der AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) zertifiziert sind. Nur dann lässt sich ein Bildungsgutschein einlösen. Ein Blick auf Abschlussquoten, die Praxisnähe der Dozenten und die Prüfungsvorbereitung hilft, einen seriösen Anbieter zu erkennen. Bei Aufstiegsfortbildungen ist außerdem entscheidend, dass die Maßnahme auf eine anerkannte Prüfung (etwa Angestelltenlehrgang II oder IHK-Prüfung) vorbereitet.