Umschulung Sekretärin - Quereinstieg über das Arbeitsamt
DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE
- Sekretär/in ist kein anerkannter Ausbildungsberuf, sondern eine Weiterbildungsqualifikation - eine klassische Umschulung im rechtlichen Sinn gibt es dafür nicht.
- Der übliche Weg führt über eine anerkannte kaufmännische Umschulung, etwa zum Kaufmann für Büromanagement, ergänzt um eine Weiterbildung in Büroorganisation und Korrespondenz.
- Über das Arbeitsamt sind sowohl die anerkannte Umschulung als auch geeignete Weiterbildungen per Bildungsgutschein förderfähig, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
- Anbieter findest du über KURSNET der Bundesagentur für Arbeit; achten solltest du auf AZAV-Zulassung und einen anerkannten Abschluss.
- Das durchschnittliche Bruttojahresgehalt liegt je nach Erfahrung und Branche meist zwischen rund 30.000 und 40.000 Euro.
Eine Umschulung zur Sekretärin über das Arbeitsamt läuft in der Praxis über eine anerkannte kaufmännische Umschulung kombiniert mit einer Weiterbildung, denn Sekretär/in ist kein eigenständiger Ausbildungsberuf. Wer diesen Weg einschlagen möchte, benötigt in der Regel einen kaufmännischen Zugangsberuf oder wählt zunächst eine förderfähige Umschulung wie den Kaufmann für Büromanagement. Entsprechende Stellen in der Büroassistenz werden zuweilen auch an Quereinsteiger/innen vergeben. Es lohnt sich daher, sich mit den Qualifizierungswegen auseinanderzusetzen und einen Beratungstermin beim Arbeitsamt zu vereinbaren.
Unabhängig von der Beratung beim Arbeitsamt solltest du dich eigenständig über die Wege in die Büroassistenz informieren. So findest du heraus, ob dir der Beruf zusagt, und kannst anschließend die passende Qualifizierung auswählen.
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Inhaltsverzeichnis
- Berufsbild Sekretär/in - Aufgaben und Verdienst
- Der Weg zur Sekretärin über Umschulung und Weiterbildung
- Anerkannte Alternativen zur Sekretariatsqualifizierung
- Wer besonders von der Qualifizierung profitiert
- Der Berufsalltag im Sekretariat
- Berufsaussichten und Arbeitsmarkt
- Spezialisierungen und Weiterbildungswege
- So läuft der Abschluss der Qualifizierung ab
- Förderung über das Arbeitsamt
- Häufige Fragen zur Umschulung Sekretärin
Berufsbild Sekretär/in - Aufgaben und Verdienst
Als Sekretär/in befasst man sich mit der Büroassistenz. Dazu gehören die Korrespondenz und andere kaufmännische Zuarbeiten für die Vorgesetzten. Häufig unterstützen Sekretäre die Abteilungsleitung oder sind als Bürokräfte in der Geschäftsleitung anzutreffen. Beschäftigungsmöglichkeiten ergeben sich daher in nahezu allen Branchen und Bereichen. Neben Unternehmen aus der Wirtschaft sind auch Verbände, Organisationen und die öffentliche Verwaltung als mögliche Arbeitsplätze zu nennen.
Je nach Vorbildung, Erfahrung und Einsatzbereich fallen die Verdienstmöglichkeiten für Sekretärinnen recht unterschiedlich aus. Zur ersten Orientierung lässt sich ein durchschnittliches Gehalt zwischen rund 30.000 Euro und 40.000 Euro brutto im Jahr heranziehen. In leitenden Sekretariaten, im Vorstandsbereich oder mit Fremdsprachenkenntnissen kann der Verdienst darüber hinausgehen.
Der Weg zur Sekretärin über Umschulung und Weiterbildung
Da es keine Ausbildung zur Sekretärin gibt, gibt es auch keine entsprechende Umschulung im eigentlichen Sinn. Wer per Umschulung Sekretär/in werden möchte, muss dies beachten. In der Praxis führt der Weg über eine anerkannte kaufmännische Umschulung, die durch eine gezielte Weiterbildung in Büroorganisation und Assistenz ergänzt wird. Solche Weiterbildungen legen den Grundstein für eine Karriere in der Büroassistenz.
Achte bei der Auswahl besonders auf die Anerkennung des Abschlusses und auf die Inhalte der Qualifizierung. In der Regel geht es dabei vor allem um die folgenden Themen:
- Organisation und Büroablauf
- Bürotechnik und moderne Kommunikationsmittel
- EDV und gängige Office-Programme
- Korrespondenz und Schriftverkehr
- Kommunikation und Gesprächsführung
- Projektmanagement
- Präsentationstechniken
Voraussetzungen, Dauer und Kosten
Es gibt unterschiedliche Lehrgänge, die zur Qualifikation als Sekretär/in führen. Dementsprechend unterschiedlich fallen auch die Rahmenbedingungen aus. Weiterbildungen dauern häufig einige Wochen bis Monate, eine vorgeschaltete anerkannte Umschulung wie zum Kaufmann für Büromanagement erstreckt sich in Vollzeit meist über rund zwei Jahre.
Voraussetzungen, Dauer und Kosten lassen sich daher nicht pauschalisieren. Recherchiere konkret bei mehreren Anbietern, um dir ein genaues Bild zu machen. Passende, AZAV-zugelassene Anbieter findest du über KURSNET der Bundesagentur für Arbeit. Bei einer Förderung über das Arbeitsamt werden die Lehrgangskosten über den Bildungsgutschein übernommen.
Anerkannte Alternativen zur Sekretariatsqualifizierung
Da es keine echte Umschulung zum Sekretär gibt, suchen angehende Berufswechsler/innen vielfach nach Alternativen. Anerkannte Ausbildungen, die auch als Umschulung angeboten werden und hier in Betracht kommen, sind unter anderem:
- Fremdsprachenkorrespondent/in
- Wirtschaftsassistent/in
- Kaufmann/-frau für Büromanagement
Gerade der Kaufmann für Büromanagement ist ein anerkannter Umschulungsberuf und eine solide Grundlage für eine spätere Tätigkeit im Sekretariat. Auch die Umschulung zur Bürokauffrau sowie der Weg über den Fremdsprachenkorrespondenten kommen infrage. Wer in Richtung öffentliche Verwaltung tendiert, findet mit der Umschulung zur Verwaltungsfachangestellten eine anerkannte Alternative. Einen Überblick über weitere Wege bietet unsere Übersicht zur Umschulung über das Arbeitsamt.
Wer besonders von der Qualifizierung profitiert
Menschen, die sich beruflich verändern wollen, aber bereits einen kaufmännischen Beruf erlernt haben, sind gut für die Qualifizierung zur Sekretärin geeignet. Sie können ihren Kompetenzbereich erweitern und durch die Zusatzqualifikation verantwortungsvolle Aufgaben in der Büroassistenz übernehmen.
Auch Wiedereinsteiger/innen nach einer Familienphase und Beschäftigte aus verwandten Bürotätigkeiten profitieren von einer strukturierten Weiterbildung. Wer noch keinen kaufmännischen Hintergrund hat, sollte zunächst eine anerkannte Umschulung ins Auge fassen und diese anschließend um Sekretariatsinhalte ergänzen. Ergänzende Angebote findest du in unserer Übersicht zur Weiterbildung über das Arbeitsamt.
Der Berufsalltag im Sekretariat
Der Arbeitstag im Sekretariat ist abwechslungsreich und stark von organisatorischen Aufgaben geprägt. Zum festen Ablauf gehören die Bearbeitung von E-Mails und Post, die Terminkoordination für die Vorgesetzten sowie die Vorbereitung von Besprechungen. Sekretärinnen und Sekretäre halten Fristen im Blick, pflegen Ablagesysteme und sorgen dafür, dass Informationen zuverlässig an die richtigen Stellen gelangen.
Hinzu kommen die Korrespondenz in deutscher und teils englischer Sprache, das Erstellen von Präsentationen und Protokollen sowie der Empfang von Gästen. Wer im Sekretariat arbeitet, ist häufig die erste Anlaufstelle im Unternehmen und benötigt daher ein freundliches Auftreten, Diskretion und ein gutes Organisationsvermögen. Sicherer Umgang mit Office-Programmen, Sorgfalt und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren, prägen den Alltag.
In vielen Betrieben verwalten Sekretärinnen zusätzlich die Reiseorganisation, bereiten Dienstreisen vor und rechnen sie ab. Auch das Führen von Statistiken, die Bestellung von Büromaterial und die Pflege von Kontaktdatenbanken zählen zu den wiederkehrenden Aufgaben. Da im Sekretariat oft vertrauliche Informationen zusammenlaufen, ist ein verantwortungsbewusster Umgang mit Daten unverzichtbar. Wer flexibel bleibt und sich schnell in neue Programme einarbeitet, kommt mit den wechselnden Anforderungen gut zurecht.
Berufsaussichten und Arbeitsmarkt
Bürokräfte mit Sekretariatsqualifikation werden branchenübergreifend gesucht. Da nahezu jedes Unternehmen, jede Behörde und jede Organisation auf zuverlässige Assistenz angewiesen ist, ist die Nachfrage breit gestreut und vergleichsweise stabil. Zwar verändern digitale Werkzeuge einzelne Routineaufgaben, doch koordinierende und kommunikative Tätigkeiten lassen sich nur eingeschränkt automatisieren.
Gute Chancen haben Bewerber/innen, die neben klassischen Sekretariatskenntnissen auch digitale Kompetenzen, Fremdsprachen oder Fachwissen aus einer bestimmten Branche mitbringen. Eine Spezialisierung, etwa als Rechtsanwalts-, Medizin- oder Fremdsprachensekretär/in, kann die Aussichten und den Verdienst zusätzlich verbessern. Mit Berufserfahrung sind Aufstiege zur Assistenz der Geschäftsleitung oder ins Office-Management möglich.
Auch die Beschäftigungsform ist flexibel: Neben klassischen Vollzeitstellen sind Teilzeitmodelle und geteilte Sekretariate verbreitet, was den Beruf besonders für Wiedereinsteiger/innen attraktiv macht. In größeren Unternehmen gibt es zudem Chef- und Vorstandssekretariate mit erweitertem Verantwortungsbereich, während kleine Betriebe eher generalistische Bürokräfte suchen. Wer bereit ist, sich kontinuierlich weiterzubilden, hält seine Kenntnisse aktuell und bleibt für Arbeitgeber attraktiv.
Spezialisierungen und Weiterbildungswege
Das Sekretariat ist kein starres Berufsbild, sondern lässt sich in viele Richtungen ausbauen. Wer sich in einer Branche zu Hause fühlt, kann sich gezielt spezialisieren und damit sein Profil schärfen. Verbreitete Richtungen sind unter anderem:
- Rechtsanwalts- und Notariatssekretariat mit juristischem Grundwissen
- Medizinisches Sekretariat in Kliniken und Praxen
- Fremdsprachensekretariat mit Schwerpunkt Englisch oder weiteren Sprachen
- Assistenz der Geschäftsleitung mit Projekt- und Terminverantwortung
- Office-Management mit Führungs- und Koordinationsaufgaben
Aufbauend auf einer kaufmännischen Grundlage lassen sich anerkannte Fortbildungen anschließen, etwa zum geprüften Fachwirt für Büro- und Projektorganisation. Solche Abschlüsse sind bundesweit anerkannt und eröffnen Aufstiegschancen. Über KURSNET der Bundesagentur für Arbeit lassen sich passende, AZAV-zugelassene Angebote gezielt nach Ort und Schwerpunkt filtern.
So läuft der Abschluss der Qualifizierung ab
Bei einer anerkannten kaufmännischen Umschulung als Grundlage endet die Ausbildung mit einer Prüfung vor der zuständigen Industrie- und Handelskammer. Sie besteht aus einem schriftlichen und einem praktischen Teil und orientiert sich an derselben Ordnung wie die reguläre Ausbildung. Wer besteht, erhält einen bundesweit anerkannten Abschluss.
Reine Weiterbildungen zur Büroassistenz schließen dagegen mit einem trägereigenen Zertifikat oder einem anerkannten Fortbildungsabschluss ab. Achte vor der Anmeldung darauf, welcher Nachweis am Ende steht, und lass dir die Anerkennung bestätigen. Ein aussagekräftiges Zeugnis erhöht deine Chancen bei der späteren Bewerbung deutlich.
Förderung über das Arbeitsamt
Über das Arbeitsamt kann eine berufliche Weiterbildung gefördert werden. Nicht nur für anerkannte Umschulungen, sondern auch für weitere Qualifizierungsmaßnahmen kann es den Bildungsgutschein geben. Voraussetzung ist, dass die Maßnahme arbeitsmarktlich sinnvoll ist und bei einem AZAV-zugelassenen Anbieter absolviert wird.
Wende dich frühzeitig an deine Vermittlungsfachkraft und bringe konkrete Anbieter und Lehrgänge in die Beratung mit. Während einer geförderten Maßnahme besteht unter Umständen weiterhin Anspruch auf Arbeitslosengeld. Kläre außerdem, ob Fahrt- oder Betreuungskosten übernommen werden können.
Bei einem beruflichen Neustart als Sekretär/in gibt es einiges zu bedenken. Informiere dich über die Qualifizierungsmöglichkeiten und tausche dich frühzeitig mit dem Arbeitsamt aus. Dabei sollte der folgende Tipp aus unserer Redaktion Beachtung finden.
Informiere dich über die Förderung der beruflichen Weiterbildung!
Über das Arbeitsamt kann eine berufliche Weiterbildung gefördert werden. Nicht nur für Umschulungen, sondern auch für andere Qualifizierungsmaßnahmen kann es den Bildungsgutschein geben. Angehende Sekretärinnen sollten dies nutzen und einen entsprechenden Antrag stellen. Während der Maßnahme besteht unter Umständen weiterhin Anspruch auf Arbeitslosengeld.