Umschulung Bürokauffrau - Quereinstieg über das Arbeitsamt

Redaktionell geprüft von der arbeitsamt.info-Redaktion · Aktualisiert: Juli 2026

Die Umschulung zur Bürokauffrau beziehungsweise zum Bürokaufmann ist der klassische Weg für einen beruflichen Neustart im kaufmännischen Büroumfeld. Wichtig vorab: Der Ausbildungsberuf „Bürokaufmann/-frau“ existiert seit 2014 nicht mehr. Er wurde mit dem Fachangestellten für Bürokommunikation und dem Kaufmann für Bürokommunikation zum neuen Berufsbild „Kaufmann/-frau für Büromanagement“ zusammengelegt. Eine Umschulung führt heute also zum anerkannten IHK-Abschluss „Kaufmann/-frau für Büromanagement“ – das Arbeitsamt kann sie über einen Bildungsgutschein vollständig finanzieren.

Berufsbild Bürokaufmann/-frau: Aufgaben, Karrierechancen und Verdienstmöglichkeiten

Menschen, die ihre berufliche Zukunft als Bürokaufleute sehen, sollten wissen, dass das alte Berufsbild nicht mehr existiert. An dessen Stelle tritt der Kaufmann für Büromanagement. Kaufleute für Büromanagement werden mit der Organisation und Bearbeitung verschiedener Aufgaben im Umfeld der Bürowirtschaft betraut.

Hier sind unter anderem die folgenden Tätigkeitsbereiche zu nennen:

Da kaufmännische Aufgaben im Büro nahezu aller Unternehmen aus sämtlichen Branchen anfallen, sind Kaufleute für Büromanagement auf keine bestimmte Branche festgelegt. Ihnen winken vielmehr überall Beschäftigungsmöglichkeiten – von Handwerksbetrieben über Industrieunternehmen bis zur öffentlichen Verwaltung.

Zudem können sich auch die Verdienstmöglichkeiten sehen lassen, die trotz gewisser Schwankungen im Einzelfall ein pauschales Gehalt zwischen rund 24.000 Euro und 38.000 Euro brutto im Jahr in Aussicht stellen. Nach einigen Berufsjahren und mit Zusatzqualifikationen sind auch höhere Einkommen erreichbar.

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So läuft die Bürokauffrau-Umschulung ab

Die Umschulung zur Bürokauffrau beziehungsweise Kauffrau für Büromanagement erfolgt typischerweise als außerbetrieblicher Lehrgang in Vollzeit. Praktika sorgen dafür, dass die angehenden Kaufleute auch die Praxis der Bürowirtschaft kennenlernen. Gegenüber der dualen Erstausbildung ist der Ablauf verdichtet, damit Erwachsene mit Berufserfahrung schneller zum Abschluss kommen.

Dadurch haben Erwachsene, die bislang in einem anderen Beruf tätig waren, die Chance, eine auf ihre Lebenssituation angepasste Zweitausbildung zu absolvieren. Im Zuge dessen stehen typischerweise die folgenden Inhalte auf dem Plan:

Voraussetzungen, Dauer und Kosten der Umschulung zum Bürokaufmann

Wer per Umschulung Kaufmann für Büromanagement werden möchte, bringt typischerweise eine gewisse berufliche Vorbildung und Erfahrung aus einem anderen Bereich mit. Aufbauend darauf kann mithilfe der Umschulungsmaßnahme der Berufswechsel vollzogen werden.

Formal bedarf es dazu keiner einschlägigen Vorkenntnisse. Angehende Umschüler/innen sollten vielmehr entschlossen, motiviert und diszipliniert sein. Eine geförderte Umschulung dauert als Vollzeitmaßnahme in der Regel 24 Monate. In Teilzeit oder bei einer berufsbegleitenden Variante kann sich die Dauer entsprechend verlängern.

Wenn der Beginn einer Bürokauffrau-Umschulung im Raum steht, müssen Interessierte auch an die Kosten denken. Die privaten Lehrgangsanbieter erheben teils hohe Gebühren von mehreren Tausend Euro. Außerdem kann man als Umschüler/in seinen Lebensunterhalt während der Maßnahme nicht selbst verdienen.

Während der Umschulung erlebt man folglich einen nicht zu verachtenden finanziellen Druck. Dass das Arbeitsamt eine Förderung zur Verfügung stellen kann, die die Finanzierung der Umschulung sowie der laufenden Lebenshaltungskosten sichert, ist somit die Grundlage für den Neustart. Wer bereits Arbeitslosengeld bezieht, erhält dieses während der Umschulung weiter. Mehr zu geförderten Kursen findest du im Bereich Weiterbildung über das Arbeitsamt.

Weiterbildungsmöglichkeiten für Bürokaufleute

Kaufleute für Büromanagement, die nach der Ausbildung beziehungsweise Umschulung weitere Qualifikationen anstreben, um beruflich mehr zu erreichen, kommen in den Genuss diverser Weiterbildungsmöglichkeiten.

Neben Seminaren und Kursen zu einzelnen Themen sind hier vor allem die folgenden Fortbildungen hervorzuheben:

Die Akademisierung geht ebenfalls nicht spurlos an Bürokaufleuten vorbei, so dass diese beispielsweise auch ein berufsbegleitendes Studium mit dem Ziel Bachelor oder Master in Betracht ziehen können.

Interessante Fächer für ein Fernstudium, Abendstudium oder anderweitiges Teilzeitstudium neben dem Beruf sind unter anderem Wirtschaftswissenschaften, Betriebswirtschaftslehre, Informationsmanagement, Unternehmensführung und Handelsmanagement.

Alternativen zur Umschulung zum Bürokaufmann/-frau

Dass es die Ausbildung zum Bürokaufmann nicht mehr gibt, hat auch Auswirkungen auf die Bürokauffrau-Umschulung, denn Interessierte weichen auf die Umschulung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement aus.

Darüber hinaus gibt es aber auch noch weitere Alternativen, weshalb es sich lohnt, den folgenden Berufsbildern ebenfalls Beachtung zu schenken:

Menschen, die per Umschulung Bürokaufmann werden möchten und nun feststellen, dass dies nicht mehr möglich ist, müssen also nicht verzagen, sondern haben vielmehr die Qual der Wahl. Eine Übersicht aller kaufmännischen und sonstigen Berufe bietet unser Ratgeber zur Umschulung über das Arbeitsamt.

Es ist somit wichtig, umfassend zu recherchieren und den verschiedenen Optionen auf den Grund zu gehen, schließlich geht es darum, die Basis für eine aussichtsreiche Laufbahn im Anschluss an die Zweitausbildung zu schaffen.

Der erfolgreiche Quereinstieg als Bürokauffrau beziehungsweise Bürokaufmann

Der klassische Weg über eine duale Berufsausbildung zum Bürokaufmann lässt sich nicht in allen Lebenslagen realisieren. Vor allem Menschen, die bereits einen anderen Beruf gelernt haben und nun wechseln müssen, landen typischerweise bei einer Umschulung. Grundsätzlich können sie auch ohne entsprechende Maßnahme den Quereinstieg schaffen. Entscheidend ist, dass man einen Job findet, der eine intensive Einarbeitung zulässt. Wenn bereits kaufmännische Kenntnisse vorhanden sind, ist ein solcher Seiteneinstieg in der Regel gut machbar.

Quereinsteiger/innen, die ihren Job als Bürokaufleute beherrschen und den offiziellen Berufsabschluss anstreben, haben verschiedene Optionen. Besonders frei und flexibel gelingt das Ganze im Zuge einer autodidaktischen Vorbereitung auf die Externenprüfung vor der IHK.

Die berufsbegleitende Ausbildung als Bürokaufmann für Berufserfahrene

Die klassische Berufsausbildung von Bürokaufleuten findet typischerweise in dualer Form statt und verbindet somit die Berufsschule mit der praktischen Ausbildung im Betrieb. Wer dahingegen bereits im Berufsleben steht und über umfassende Erfahrungen im kaufmännischen Bereich verfügt, zieht eine duale Ausbildung kaum noch in Betracht. Es muss aber auch keine Umschulung sein, denn zuweilen ergibt sich die Möglichkeit einer berufsbegleitenden Ausbildung.

Im Rahmen einer berufsbegleitenden Ausbildung können die Teilnehmenden weiterhin ihrer kaufmännischen Tätigkeit nachgehen und parallel dazu an einem speziellen Bildungsprogramm teilnehmen. Dieses widmet sich der Festigung und Erweiterung des vorhandenen Fachwissens. Aber auch im Rahmen eines Berufseinstiegs oder Berufswechsels kann eine berufsbegleitende Ausbildung für einen reibungslosen Übergang sorgen und Perspektiven für angehende Bürokaufleute schaffen.

Stellenangebote für Bürokaufleute

Die Umschulung zur Bürokauffrau beziehungsweise zum Bürokaufmann soll die Basis für einen beruflichen Neustart schaffen. Gute Berufsaussichten sind hier daher das A und O.

Um sich diesbezüglich Gewissheit zu verschaffen, sollte man nicht nur mit dem Arbeitsamt sprechen, sondern auch aktuelle Stellenangebote suchen. So stellt sich nicht nur die Lage auf dem Arbeitsmarkt für Bürokaufleute dar, sondern es werden auch die typischen Aufgaben und Anforderungen deutlich. Da Bürokräfte in praktisch jeder Branche gebraucht werden, ist die Nachfrage bundesweit stabil.

Bürokauffrau-Umschulung im Unternehmen

Umschulungen kommen typischerweise außerbetrieblich und somit als Lehrgänge daher. Angehende Bürokaufleute, die von Anfang an gleichermaßen auf Theorie und Praxis setzen, sollten einer betrieblichen Umschulung oder berufsbegleitenden Ausbildung den Vorzug geben.

So fassen sie im Unternehmen Fuß und erhalten zugleich eine fundierte Ausbildung. Der Vorteil: Man sammelt von Beginn an Praxiserfahrung im echten Betriebsalltag und knüpft Kontakte, die die spätere Übernahme erleichtern können.

Checkliste: Das macht die Eignung als Bürokauffrau aus

Angehende Bürokaufleute, die mit einer Umschulung liebäugeln, wollen diese Chance klug nutzen. Daher sollten sie nicht nur auf die formalen Voraussetzungen achten, sondern sich auch selbst fragen, inwiefern sie für den Beruf geeignet sind. Nur bei entsprechender persönlicher Eignung kann sich eine nachhaltige Karriere ergeben.

Die folgende Checkliste führt die wichtigsten Kriterien auf und sollte somit im Zuge der Entscheidungsfindung Beachtung finden:

Der Berufsalltag als Bürokauffrau

Der Arbeitstag einer Kauffrau für Büromanagement ist abwechslungsreich und stark von der jeweiligen Branche geprägt. Ein großer Teil der Tätigkeit spielt sich am Computer ab: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und branchenübliche Software wie ERP-Systeme oder Warenwirtschaftsprogramme gehören zum Handwerkszeug. Wer die Umschulung absolviert, lernt diese Programme im Lehrgang und im Praktikum kennen.

Typische Aufgaben sind das Bearbeiten von Ein- und Ausgangspost, das Erstellen und Prüfen von Rechnungen, die Terminkoordination sowie die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen. Je nach Wahlqualifikation kann der Schwerpunkt stärker in Richtung Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat, Einkauf und Logistik oder kaufmännische Steuerung gehen. Diese Wahlqualifikationen werden bereits in der Umschulung festgelegt und prägen das spätere Einsatzgebiet.

Die Arbeit findet überwiegend zu geregelten Bürozeiten statt, was den Beruf gerade für Menschen mit familiären Verpflichtungen attraktiv macht. In vielen Betrieben ist inzwischen zumindest teilweise mobiles Arbeiten möglich.

So läuft die Abschlussprüfung ab

Die Umschulung endet mit der bundeseinheitlichen Abschlussprüfung vor der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK). Sie besteht aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil. Schriftlich werden die Bereiche „Büromanagementprozesse“, „Wirtschafts- und Sozialkunde“ sowie eine der gewählten Wahlqualifikationen geprüft.

Der mündliche Teil ist als „report-basiertes Fachgespräch“ gestaltet: Die Prüflinge dokumentieren im Vorfeld zwei betriebliche Fachaufgaben aus ihren Wahlqualifikationen und präsentieren beziehungsweise besprechen eine davon mit dem Prüfungsausschuss. Wer die Prüfung besteht, erhält den anerkannten Abschluss „Kaufmann/-frau für Büromanagement“.

Die Prüfungsgebühren der IHK werden bei einer geförderten Umschulung in der Regel vom Arbeitsamt oder Jobcenter mit übernommen. Sollte ein Prüfungsteil nicht bestanden werden, ist eine Wiederholung möglich.

Förderung durch das Arbeitsamt

Das Arbeitsamt, also die Agentur für Arbeit beziehungsweise das Jobcenter, kann eine Umschulung zur Kauffrau für Büromanagement über den Bildungsgutschein fördern. Voraussetzung ist, dass die Umschulung arbeitsmarktlich sinnvoll ist und die persönlichen Voraussetzungen vorliegen. Über den Bildungsgutschein werden die Lehrgangs- und Prüfungskosten sowie gegebenenfalls Fahrt- und Kinderbetreuungskosten übernommen.

Wichtig ist der richtige Ablauf: Zuerst führt man ein Beratungsgespräch mit der Arbeitsagentur oder dem Jobcenter, bevor man einen Vertrag mit einem Bildungsträger unterschreibt. Der ausgewählte Anbieter muss nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) zugelassen sein. Passende AZAV-zugelassene Anbieter lassen sich über KURSNET der Bundesagentur für Arbeit finden. Wer die Reihenfolge einhält und die Notwendigkeit der Umschulung gut begründet, verbessert seine Chancen auf eine Bewilligung deutlich.

Häufige Fragen zur Umschulung Bürokauffrau