Umschulung Verwaltungsfachangestellte - Quereinstieg über das Arbeitsamt

Redaktionell geprüft von der arbeitsamt.info-Redaktion · Aktualisiert: Juli 2026

Die Umschulung zum oder zur Verwaltungsfachangestellten eignet sich für alle, die von ihrer bisherigen Berufslaufbahn Abstand nehmen wollen oder müssen und organisatorische und verwaltende Aufgaben im öffentlichen Dienst übernehmen möchten. Wer über einen mittleren Schulabschluss und Interesse an rechtlichen sowie wirtschaftlichen Themen verfügt, findet hier einen sicheren Weg in eine anerkannte Verwaltungslaufbahn – häufig gefördert durch das Arbeitsamt.

Die Umschulung ist dann naheliegend und erfreut sich großer Beliebtheit. Allerdings sollte man nichts überstürzen und einen gewissen Rechercheaufwand betreiben, um der Qualifizierung auf den Grund zu gehen. Im Folgenden finden Interessierte umfassende Angaben, die einen ersten Einblick gewähren. Im nächsten Schritt kann man sich an das Arbeitsamt wenden und die Umschulung zur Verwaltungsfachangestellten anstoßen.

Berufsbild Verwaltungsfachangestellte/r – Aufgaben, Karrierechancen und Verdienst

Menschen, die im Rahmen einer Ausbildung oder per Umschulung Verwaltungsfachangestellte werden möchten, sollten das Berufsbild kennen. Verwaltungsfachangestellte sind Fachkräfte des öffentlichen Dienstes und kommen auf den folgenden Ebenen zum Einsatz:

Verwaltungsfachangestellte übernehmen in unterschiedlichsten Behörden und öffentlich-rechtlichen Einrichtungen Verwaltungs- und Büroarbeiten. Sie bearbeiten Anträge, wenden Rechtsvorschriften an, führen Akten, erteilen Auskünfte und rechnen Leistungen ab. Das Spektrum der anfallenden Aufgaben kann recht groß sein und ergibt sich aus dem jeweiligen Einsatzbereich.

Bei den Verdienstmöglichkeiten hängt das Gehalt stark von Träger, Eingruppierung und Berufserfahrung ab. Im öffentlichen Dienst erfolgt die Vergütung meist nach Tarifvertrag (TVöD/TV-L), üblich sind Entgeltgruppen um E 5 bis E 6. Das durchschnittliche Bruttojahresgehalt kann dabei zwischen rund 25.000 Euro und 42.000 Euro liegen.

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Die Umschulung als Quereinstieg in die Verwaltung

Wer ernsthaftes Interesse an der Umschulung zum Verwaltungsfachangestellten hat und auf dieser Qualifizierung seine berufliche Zukunft aufbauen möchte, sollte wissen, dass es betriebliche Umschulungen gibt, deren Struktur nahezu vollständig der einer dualen Ausbildung entspricht.

Außerdem gibt es die außerbetriebliche Umschulung, die als Lehrgang stattfindet und somit eine eher schulische Form aufweist. Unabhängig von der Umschulungsform befassen sich angehende Verwaltungsfachangestellte mit den folgenden Inhalten und werden so umfassend auf den Berufsabschluss vorbereitet:

Passende Lehrgänge findet man über die verschiedenen Umschulungen über das Arbeitsamt sowie über AZAV-zugelassene Anbieter, die in der Kursdatenbank KURSNET der Bundesagentur für Arbeit gelistet sind.

Voraussetzungen, Dauer und Kosten der Umschulung

Die Teilnahme an einer Umschulungsmaßnahme setzt im Allgemeinen eine gewisse Reife sowie Erfahrungen im Berufsleben voraus. Dementsprechend richten sich solche Qualifizierungen vornehmlich an Menschen, die aus anderen Fachbereichen kommen und nun als Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger Verwaltungsfachangestellte werden möchten.

Einen mittleren Bildungsabschluss sollte man dazu mitbringen. Außerdem darf man nicht vergessen, dass man als Verwaltungsfachangestellte/r Fachkraft des öffentlichen Dienstes ist und sich folglich mit den Werten und Regeln des deutschen Staates identifizieren sollte. Gute kommunikative Fähigkeiten sind wichtig, da der Kontakt zu Bürgern und anderen Institutionen ein wesentlicher Bestandteil des Berufs ist.

Die duale Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten dauert drei Jahre. Als Umschulung wird sie häufig auf 24 bis 28 Monate verkürzt, je nach Vorkenntnissen und Lehrgangsform kann die Dauer aber auch bis zu 36 Monate betragen. Anders als Auszubildende erhalten Umschüler in der Regel keine Ausbildungsvergütung, sondern müssen einerseits weiterhin ihren Lebensunterhalt finanzieren und andererseits die Lehrgangsgebühren tragen, die sich auf einige Tausend Euro belaufen können.

Die Kosten der Umschulung sind folglich nicht zu verachten. Wer seine Beweggründe nachvollziehbar darlegen kann, hat aber häufig gute Chancen auf eine Finanzierung durch das Arbeitsamt.

Förderung der Umschulung durch das Arbeitsamt

Die Umschulung zum Verwaltungsfachangestellten wird häufig von der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter gefördert. Das zentrale Instrument ist der Bildungsgutschein: Er übernimmt die Lehrgangs- und Prüfungsgebühren sowie Fahrt- und gegebenenfalls Kinderbetreuungskosten. Wer Arbeitslosengeld bezieht, erhält dieses während der Maßnahme in der Regel weiter, sodass der Lebensunterhalt abgesichert bleibt.

Um einen Bildungsgutschein zu beantragen, wendet man sich zunächst an die zuständige Agentur für Arbeit oder das Jobcenter. Dort wird geprüft, ob die Voraussetzungen für die Förderung erfüllt sind. In der Regel muss man nachweisen, dass die Umschulung für die berufliche Eingliederung sinnvoll und notwendig ist. Die Entscheidung liegt im Ermessen der Beratungsfachkraft, ein Rechtsanspruch besteht nicht. Ein gut vorbereitetes Beratungsgespräch mit einer klaren beruflichen Perspektive erhöht die Chancen deutlich. Weitere Wege zur beruflichen Neuorientierung zeigt auch die Übersicht zur Weiterbildung über das Arbeitsamt.

Anerkennung des Abschlusses als Verwaltungsfachangestellte/r

Der über eine Umschulung erworbene Abschluss ist staatlich anerkannt und dem der klassischen dualen Ausbildung gleichgestellt. Geprüft wird vor der jeweils zuständigen Stelle – im kommunalen Bereich sind das meist die Studieninstitute oder Verwaltungsschulen der Länder, in anderen Fachrichtungen die Industrie- und Handelskammer oder die Handwerkskammer. Der Abschluss trägt daher je nach Träger unterschiedliche Bezeichnungen der prüfenden Stelle, ist aber inhaltlich identisch geregelt.

Für Arbeitgeber im öffentlichen Dienst zählt der anerkannte Berufsabschluss, nicht der Weg dorthin. Umschülerinnen und Umschüler bewerben sich damit auf denselben Stellen wie klassisch Ausgebildete.

Weiterbildungsmöglichkeiten für Verwaltungsfachangestellte

Verwaltungsfachangestellte verfügen über eine fundierte Ausbildung, auf die man aufbauen kann. Seminare und Workshops zu relevanten Themen sind Ausdruck des lebenslangen Lernens und sollten immer wieder eingebracht werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, einen höheren Abschluss im Zuge einer Fortbildung zu erlangen. Es gibt folgende Aufstiegswege:

Zudem stehen berufsbegleitende Studiengänge hoch im Kurs. Per Abendstudium, Fernstudium oder anderweitigem Teilzeitstudium besteht die Chance, nebenbei den Bachelor oder Master als akademischen Grad mit internationaler Anerkennung zu erlangen. Folgende Disziplinen sind besonders passend:

Alternativen zur Umschulung zum/zur Verwaltungsfachangestellten

Die Umschulung zur Verwaltungsfachangestellten ist eine gute Wahl für alle, die als Verwaltungskraft im öffentlichen Dienst tätig werden möchten. Wer sich aber noch nicht ganz sicher ist und eine größere Auswahl wünscht, sollte zu Beginn des Entscheidungsprozesses folgende Alternativen berücksichtigen:

Nicht selten fällt die Wahl schlussendlich doch auf die Verwaltungsfachangestellten-Umschulung, die spannende Perspektiven bietet. Das Arbeitsamt kann diesbezüglich beraten und den Weg ebnen, damit man sich umschulen lassen und eine neue Karriere starten kann.

Wer statt der Verwaltung die freie Wirtschaft bevorzugt, sollte eine kaufmännische Umschulung ins Auge fassen – etwa zum Industriekaufmann – und sich von Anfang an zielgerichtet qualifizieren. Die im Zuge der Verwaltungsqualifizierung vermittelten Kenntnisse und Kompetenzen können allerdings auch in Unternehmen von Vorteil sein.

Die verschiedenen Fachrichtungen der Qualifizierung

Nicht nur im Zuge der klassischen Ausbildung, sondern auch im Falle einer Umschulung befassen sich angehende Verwaltungsfachangestellte einerseits mit allgemeinen Inhalten aus relevanten Bereichen. Andererseits konzentrieren sie sich auf eine der folgenden Fachrichtungen:

Die Fachrichtung bestimmt, in welchem Bereich der öffentlichen oder öffentlich-rechtlichen Verwaltung man später schwerpunktmäßig eingesetzt wird. Sie sollte daher zur angestrebten beruflichen Perspektive passen.

Die Abschlussprüfung im Überblick

Unabhängig davon, ob man die klassische Ausbildung oder eine andere Qualifizierung absolviert, muss man sich der offiziellen Prüfung unterziehen, um den Abschluss zu erhalten. Somit sollten auch angehende Umschülerinnen und Umschüler die betreffenden Modalitäten kennen.

Die Prüfung gliedert sich in einen schriftlichen und einen praktischen Teil. Im schriftlichen Teil werden Fachwissen aus Verwaltungsbetriebslehre, Recht und Wirtschafts- und Sozialkunde abgefragt. Auf diesen folgt die praktische Prüfung, bei der angehende Verwaltungsfachangestellte ihr Können unter Beweis stellen, indem sie eine praxisbezogene Aufgabe bearbeiten und ein Fachgespräch meistern. Erst nach Bestehen beider Teile wird der Berufsabschluss verliehen.

Der Berufsalltag als Verwaltungsfachangestellte/r

Der Arbeitsalltag von Verwaltungsfachangestellten spielt sich überwiegend im Büro ab, ist aber vielseitiger, als viele vermuten. Ein großer Teil der Tätigkeit besteht darin, Rechts- und Verwaltungsvorschriften auf konkrete Einzelfälle anzuwenden. Wer etwa in einem Bürgeramt, einem Sozialamt oder einer Kammer arbeitet, bearbeitet Anträge, erlässt Bescheide, berechnet Leistungen oder Gebühren und dokumentiert Vorgänge sorgfältig in der Akte.

Ein weiterer Schwerpunkt ist der Publikumsverkehr. Verwaltungsfachangestellte beraten Bürgerinnen und Bürger, nehmen Anliegen auf und erklären Verfahren verständlich. Freundlichkeit, Geduld und eine klare Ausdrucksweise sind hier ebenso gefragt wie Genauigkeit und ein gutes Gespür für rechtliche Zusammenhänge. Da vieles digital abgewickelt wird, gehören der sichere Umgang mit Fachanwendungen und Bürosoftware fest zum Alltag.

Die Arbeitszeiten sind meist geregelt und familienfreundlich, häufig mit Gleitzeit und der Möglichkeit auf Teilzeit. Gerade dieser verlässliche Rahmen macht den Beruf für Menschen attraktiv, die sich nach einer Umschulung eine planbare und stabile Tätigkeit wünschen.

Berufsaussichten und Arbeitsmarkt

Die Berufsaussichten für Verwaltungsfachangestellte sind stabil und in vielen Regionen sehr gut. Der öffentliche Dienst gehört zu den größten Arbeitgebern in Deutschland, und durch die anstehende Pensionierungswelle bei langjährigen Beschäftigten entsteht in Kommunen, Ländern und beim Bund über Jahre hinweg ein anhaltender Bedarf an qualifiziertem Nachwuchs.

Für Umschülerinnen und Umschüler ist das eine gute Ausgangslage: Behörden schätzen Berufserfahrung und Lebensreife aus vorherigen Tätigkeiten. Ein weiterer Vorteil ist die hohe Arbeitsplatzsicherheit. Beschäftigungsverhältnisse im öffentlichen Dienst gelten als krisenfest, die Vergütung ist tariflich geregelt und transparent nachvollziehbar.

Wer bereit ist, sich weiterzubilden, kann sich zusätzlich zum Verwaltungsfachwirt oder über ein berufsbegleitendes Studium für gehobene Positionen qualifizieren. Damit bleibt der Beruf nicht nur ein sicherer Einstieg, sondern bietet auch langfristige Entwicklungsperspektiven im öffentlichen Sektor. Offene Stellen lassen sich über die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit sowie die Karriereportale der einzelnen Behörden finden.

Häufige Fragen zur Umschulung Verwaltungsfachangestellte