Umschulung Kaufmann für Büromanagement - Quereinstieg über das Arbeitsamt
Die Umschulung zum Kaufmann für Büromanagement dauert in der Regel zwei Jahre, endet mit der IHK-Abschlussprüfung und lässt sich bei anerkannter Arbeitslosigkeit oder drohender Arbeitslosigkeit über einen Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit finanzieren. Sie richtet sich an Menschen mit abgeschlossener Erstausbildung, die beruflich neu starten und einen anerkannten kaufmännischen Abschluss nachholen möchten.
Zudem sind die Aussichten für Kaufleute für Büromanagement gut, weil kaufmännische Bürokräfte in nahezu allen Branchen gebraucht werden. Interessierte sollten dennoch nichts überstürzen und sich eingehend mit dem Ablauf und den späteren Perspektiven befassen, damit der berufliche Neuanfang gelingt.
Hier lohnt es sich, sich beim Arbeitsamt beraten zu lassen. Vorab können Interessierte im Folgenden nachlesen, was es mit der Umschulung zum Kaufmann für Büromanagement auf sich hat.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Umschulung zum Kaufmann für Büromanagement dauert meist zwei Jahre und schließt mit der IHK-Prüfung ab.
- Voraussetzung ist in der Regel eine abgeschlossene Erstausbildung; besondere kaufmännische Vorkenntnisse sind nicht nötig.
- Die Kosten übernimmt bei Förderberechtigung die Agentur für Arbeit über einen Bildungsgutschein, oft zusätzlich zu Leistungen für den Lebensunterhalt.
- Das durchschnittliche Bruttogehalt liegt je nach Region und Branche etwa zwischen 22.000 und 36.000 Euro im Jahr.
- Über die Externenprüfung ist der Abschluss auch ohne formale Umschulung möglich, wenn genügend Berufserfahrung vorliegt.
Berufsbild Kaufmann/-frau für Büromanagement: Perspektiven und Verdienstmöglichkeiten
Kaufleute für Büromanagement sind versierte Fachkräfte der Bürowirtschaft und übernehmen die dort anfallenden Aufgaben. Die Organisation, die Auftragsbearbeitung, das Marketing, das Rechnungswesen und die Personalverwaltung gehören zu den typischen Tätigkeitsfeldern.
Kaufleute für Büromanagement decken damit eine große Bandbreite kaufmännischer Aufgaben ab und arbeiten als Allrounder im Büro. Sie werden in allen Branchen der freien Wirtschaft, in Verbänden und Organisationen sowie in der öffentlichen Verwaltung gebraucht.
Menschen, die in ihrem bisherigen Beruf keine Perspektive mehr sehen, finden im Büromanagement einen breit aufgestellten Neuanfang. Dass sich das Ganze auch finanziell auszahlt, zeigen die Verdienstmöglichkeiten.
Je nach Vorbildung, Einsatzbereich und Position kann es Unterschiede geben, aber grundsätzlich lässt sich das durchschnittliche Gehalt auf rund 22.000 Euro bis 36.000 Euro brutto im Jahr beziffern. Wer sich fachlich weiterqualifiziert oder Verantwortung übernimmt, kann darüber hinaus verdienen.
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So läuft die Umschulung zum Kaufmann beziehungsweise zur Kauffrau für Büromanagement ab
Die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement ist in der Regel dual organisiert und findet überwiegend im Betrieb statt. Junge Menschen erlernen den Beruf so von Grund auf und erhalten eine fundierte Erstausbildung.
Wer den beruflichen Einstieg schon hinter sich hat und bereits einen anderen Beruf erlernt hat, kann per Umschulung Kaufmann/-frau für Büromanagement werden. Solche Maßnahmen laufen größtenteils als außerbetriebliche Qualifizierungen und weisen dadurch einen anderen Ablauf auf.
Im Gegenzug erwerben auch Umschülerinnen und Umschüler den offiziellen Berufsabschluss als Kaufmann/-frau für Büromanagement. Dementsprechend geht es auch in der Umschulung vor allem um die folgenden Themen:
- Betriebswirtschaftslehre
- Rechnungswesen
- Marketing
- Personal
- Bürowirtschaft
- Bürotechnik
- Organisation
- Kommunikation
- Projektmanagement
Voraussetzungen, Dauer und Kosten der Umschulung
Auch am Ende einer Umschulung zum Kaufmann für Büromanagement steht die Abschlussprüfung vor der Industrie- und Handelskammer an. In diesem Punkt gibt es keine gravierenden Unterschiede zur regulären Berufsausbildung.
Der Ablauf weicht jedoch deutlich von der üblichen Ausbildung ab, so dass sich bei einer Umschulung besondere Rahmenbedingungen ergeben. Diese lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:
- Voraussetzungen: abgeschlossene Erstausbildung, einschlägige Vorkenntnisse sind nicht erforderlich
- Dauer: üblicherweise zwei Jahre in Vollzeit, in Teilzeit entsprechend länger
Dass auch Kosten anfallen, bleibt bei einer Umschulung nicht aus. Die Lehrgangsanbieter erheben Gebühren von einigen Tausend Euro, während zugleich die laufenden Lebenshaltungskosten finanziert werden müssen.
Eine Förderung durch das Arbeitsamt kann hier Abhilfe schaffen: Über einen Bildungsgutschein können die Lehrgangskosten übernommen werden, und zusätzlich lassen sich Leistungen zum Lebensunterhalt beantragen. Einen Überblick zu weiteren Fördermöglichkeiten bietet unser Ratgeber zur Weiterbildung über das Arbeitsamt. Eine umfassende Übersicht aller Berufe finden Interessierte auf der Seite Umschulung über das Arbeitsamt.
Unter diesen Voraussetzungen steht einer beruflichen Neuausrichtung wenig im Wege. Eine Umschulung bietet sich vor allem dann an, wenn der alte Beruf keine Perspektiven mehr bietet und man einen neuen Beruf von Grund auf erlernen möchte.
Alternativen zur Umschulung zum Kaufmann für Büromanagement
Der Kaufmann für Büromanagement ist längst nicht der einzige kaufmännische Beruf, der auch per Umschulung erlernt werden kann.
Wer eine Umschulung mit kaufmännischem Schwerpunkt anstrebt, sollte daher auch die folgenden Berufe kennen und in Betracht ziehen:
- Industriekaufmann/-frau
- Kaufmann/-frau im Einzelhandel
- Steuerfachangestellte/r
- Verwaltungsfachangestellte/r
- Wirtschaftsassistent/in
Weiterbildungsmöglichkeiten für Kaufleute für Büromanagement
Erfolgreiche Umschülerinnen und Umschüler können als Kaufleute für Büromanagement beruflich Fuß fassen, sollten aber auch an die bestehenden Weiterbildungsmöglichkeiten denken. So bieten sich neben Seminaren auch die folgenden Fortbildungen an:
- Betriebswirt/in – Kommunikation und Büromanagement
- Fachwirt/in – Büro- und Projektorganisation
- Personalfachkaufmann/-frau
Wer nach der Umschulung stetig an den beruflichen Perspektiven arbeiten möchte, sollte auch die zunehmende Akademisierung im Blick behalten. Per Fernstudium, Abendstudium oder anderem Teilzeitstudium lassen sich beispielsweise Wirtschaftswissenschaften, BWL oder Management studieren.
Quereinstieg als Kaufmann/-frau für Büromanagement über die Externenprüfung
Wenn es darum geht, den Abschluss als Kaufmann/-frau für Büromanagement nachzuholen, um eine zweite Karriere zu beginnen, liegt die Teilnahme an einer Umschulungsmaßnahme nahe.
Interessierte können aber auch einen anderen Weg gehen und sich beispielsweise selbstständig auf den Berufsabschluss vorbereiten. Möglich macht dies die Externenprüfung der IHK. Ohne reguläre Ausbildung oder Umschulung kann der Berufsabschluss abgelegt werden, sofern ausreichend einschlägige Berufserfahrung nachgewiesen wird. In der Regel wird dafür etwa die eineinhalbfache Dauer der regulären Ausbildungszeit im Berufsfeld verlangt.
Checkliste für die Wahl des richtigen Umschulungsanbieters
Wer sich zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement umschulen lassen möchte, hat bei der Anbieterwahl mehrere Punkte zu bedenken.
Die folgende Checkliste hilft, den Überblick zu behalten und eine passende Entscheidung zu treffen:
- außerbetriebliche oder betriebliche Umschulung
- Lehrgangsdauer
- Lernform
- Betreuung
- Praxisanteil
- Standort
- AZAV-Anerkennung
- Kooperation mit dem Arbeitsamt
AZAV-zugelassene Anbieter lassen sich über KURSNET der Bundesagentur für Arbeit gezielt recherchieren. Nur bei einem AZAV-zertifizierten Lehrgang kann die Förderung per Bildungsgutschein greifen.
Dadurch ergibt sich eine gute Vereinbarkeit mit der Pflege Angehöriger oder der Kindererziehung. Auch Menschen, die etwa aus gesundheitlichen Gründen keine Ausbildung in Vollzeit absolvieren können, haben so die Gelegenheit, den Beruf von Grund auf zu erlernen.
Weiterbildung statt kompletter Umschulung
Ausgebildete Kaufleute anderer Fachrichtungen, die ins Büromanagement wechseln möchten, müssen nicht zwingend eine komplette Umschulung absolvieren.
Da sie bereits über kaufmännische Grundlagen verfügen, können sie durch zusätzliche Qualifikationen ihre Kenntnisse erweitern und so die Basis für eine Tätigkeit im Büromanagement schaffen.
Seminare und andere Kurse mit Zertifikat sind dafür gut geeignet und befähigen die Teilnehmenden, sich fachlich weiterzuentwickeln.
Der Berufsalltag als Kaufmann/-frau für Büromanagement
Der Arbeitstag im Büromanagement ist abwechslungsreich und stark von Kommunikation geprägt. Kaufleute für Büromanagement koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor, bearbeiten den Schrift- und E-Mail-Verkehr und pflegen Daten in betrieblichen Systemen. Je nach Einsatzbereich verschiebt sich der Schwerpunkt: In der Buchhaltung stehen Rechnungen und Zahlungsläufe im Vordergrund, im Personalbereich die Verwaltung von Personalakten, im Vertrieb die Auftragsbearbeitung und Kundenbetreuung.
Die Ausbildungsordnung sieht deshalb Wahlqualifikationen vor, etwa Assistenz und Sekretariat, kaufmännische Steuerung und Kontrolle oder Personalwirtschaft. Wer die Umschulung absolviert, sollte sich früh überlegen, in welche Richtung er sich orientieren möchte, denn diese Schwerpunkte prägen später die konkreten Aufgaben. Sicherer Umgang mit Office-Programmen, Sorgfalt und ein freundlicher Umgang mit Kolleginnen, Kollegen und Kundschaft gehören zum Handwerkszeug.
Berufsaussichten und Arbeitsmarkt
Kaufleute für Büromanagement zählen zu den am häufigsten ausgebildeten kaufmännischen Berufen in Deutschland. Der Bedarf ist breit gestreut, weil praktisch jedes Unternehmen und jede Behörde Verwaltungs- und Organisationsaufgaben zu erledigen hat. Das macht den Beruf vergleichsweise unabhängig von einzelnen Branchenkrisen und sorgt für stabile Beschäftigungsaussichten.
Gleichzeitig verändert die Digitalisierung das Aufgabenfeld: Routineaufgaben wie die Erfassung von Belegen werden zunehmend automatisiert, während Kompetenzen in digitaler Zusammenarbeit, Datenpflege und Prozessorganisation an Bedeutung gewinnen. Wer sich hier fortbildet und etwa zusätzliche Kenntnisse in Buchhaltungssoftware oder im Projektmanagement erwirbt, verbessert die Chancen auf dem Arbeitsmarkt spürbar. Für Umschülerinnen und Umschüler ist zudem die vorhandene Berufserfahrung aus dem früheren Beruf oft ein Vorteil, weil sie Branchenkenntnisse und Lebenserfahrung mitbringen.
So läuft die Abschlussprüfung ab
Die Abschlussprüfung wird vor der zuständigen Industrie- und Handelskammer abgelegt und ist gestreckt aufgebaut. Ein erster Prüfungsteil, die Informationstechnische Büromanagementaufgabe, findet bereits vor dem Ende der Maßnahme statt und fließt mit rund einem Viertel in das Gesamtergebnis ein. Hier bearbeiten die Prüflinge am Computer eine praxisnahe Büroaufgabe unter Zeitvorgabe.
Der zweite Teil am Ende umfasst schriftliche Prüfungsbereiche zu Kundenbeziehungsprozessen, Wirtschafts- und Sozialkunde sowie einen fachbezogenen Bereich und eine mündliche Prüfung, das fallbezogene Fachgespräch. In diesem Gespräch stellen die Prüflinge einen Vorgang aus einer der gewählten Wahlqualifikationen dar und beantworten Rückfragen des Prüfungsausschusses. Eine gründliche Vorbereitung, das Üben mit früheren Prüfungsaufgaben und der frühzeitige Kontakt zum Umschulungsanbieter helfen, die Prüfung sicher zu bestehen.
Häufige Fragen zur Umschulung zum Kaufmann für Büromanagement
Im Zusammenhang mit der Umschulung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement besteht bei vielen Menschen Unsicherheit beziehungsweise Informationsbedarf. Der folgende Tipp aus unserer Redaktion soll helfen, eine solide Entscheidungsgrundlage zu schaffen.
Lassen Sie sich vom Arbeitsamt beraten!
Indem angehende Kaufleute für Büromanagement mit Umschulungsanbietern Kontakt aufnehmen, erfahren sie mehr über die Lehrgänge und können sich einen Eindruck von der Qualifizierung verschaffen.
Ein Beratungsgespräch beim Arbeitsamt darf ebenfalls nicht fehlen. Die Sachbearbeiterin beziehungsweise der Sachbearbeiter berät anbieterunabhängig, kann Maßnahmen gezielt vermitteln und zudem eine passende Förderung ermöglichen.