Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis: das Formular erklärt
DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE
- Die „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis" (EzB) ist ein Formular der Bundesagentur für Arbeit für die Beschäftigung von Arbeitskräften aus Drittstaaten - sie hat nichts mit Kindergeld oder der Familienkasse zu tun.
- Ausgefüllt wird sie vom Arbeitgeber, der damit Angaben zu Tätigkeit, Arbeitszeit, Entgelt und Qualifikation der künftigen Arbeitskraft macht.
- Sie dient als Grundlage für die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit zu einem Aufenthaltstitel, einer Beschäftigungserlaubnis oder einer Vorabzustimmung nach § 18 Aufenthaltsgesetz.
- Das amtliche PDF-Formular steht kostenlos auf arbeitsagentur.de zum Download bereit, je nach Fall ergänzt um Zusatzblätter A, B oder D.
- Falsche oder unvollständige Angaben sind keine Lappalie: Sie können als Ordnungswidrigkeit oder sogar als Straftat verfolgt werden.
Die „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis" ist kein Formular der Familienkasse, sondern ein Nachweis der Bundesagentur für Arbeit im Ausländer- und Aufenthaltsrecht: Der künftige Arbeitgeber bestätigt darin die Eckdaten einer geplanten Beschäftigung einer ausländischen Arbeitskraft aus einem Drittstaat. Wer online nach „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis" sucht, landet deshalb zu Recht nicht bei Kindergeldfragen, sondern bei Visum, Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis.
Dieser Ratgeber erklärt, wofür das Formular tatsächlich gebraucht wird, wer es ausfüllt, welche Angaben darin stehen, wo Sie das amtliche PDF finden, welche Fristen und Pflichten damit verbunden sind und welche Fehler in der Praxis am häufigsten vorkommen.
In der Praxis begegnet das Formular vor allem Personalabteilungen, die eine Fachkraft aus einem Drittstaat einstellen möchten, sowie Relocation-Dienstleistern, Steuerberatungen oder spezialisierten Kanzleien, die solche Verfahren für Unternehmen abwickeln. Betroffen sind typischerweise Berufe mit Fachkräftemangel, etwa in Pflege, Gesundheitswesen, IT oder Handwerk, bei denen ein Arbeitsplatzangebot aus Deutschland erst den Weg zu einem Aufenthaltstitel eröffnet. Wer dagegen bereits in Deutschland lebt und Kindergeld, Kinderzuschlag oder eine Leistung der Agentur für Arbeit beantragen möchte, braucht dieses Formular nicht - hier helfen die Ratgeber zu Kindergeld und Familienkasse weiter.
Wofür die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis wirklich gebraucht wird
Das Formular trägt den Untertitel „Bei Arbeitskräften aus Drittstaaten auszufüllen" und dient laut Bundesagentur für Arbeit der Vorlage bei der zuständigen Auslandsvertretung oder Ausländerbehörde zur Beantragung eines Aufenthaltstitels zum Zweck der Beschäftigung, oder zur Erteilung einer Beschäftigungserlaubnis für Personen mit Duldung oder Aufenthaltsgestattung. Gleichzeitig dient es der Vorlage bei der Bundesagentur für Arbeit selbst, wenn diese für eine Vorabzustimmung oder Arbeitserlaubnis zuständig ist. Benötigt eine ausländische Fachkraft für ihren Aufenthaltstitel die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit, holt die Auslandsvertretung oder Ausländerbehörde diese Zustimmung in der Regel selbst ein - die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis liefert dafür die notwendigen Angaben zum Arbeitsplatz. Mit Kindergeld, Kinderzuschlag oder der Familienkasse hat das Formular nichts zu tun; wer eine Schulbescheinigung für Kindergeld oder eine Verdienstbescheinigung sucht, ist hier falsch.
Wer das Formular ausfüllt und unterschreibt
Ausgefüllt und unterschrieben wird die Erklärung vom Arbeitgeber beziehungsweise einer bevollmächtigten Person des Unternehmens - nicht von der Arbeitskraft selbst. Mit seiner Unterschrift bestätigt der Arbeitgeber verbindlich, der im Formular genannten Person einen konkreten Arbeitsplatz anzubieten, und versichert, dass die Beschäftigung tatsächlich wie beschrieben ausgeübt werden soll. Wer eine Vertretung für Behördenangelegenheiten benötigt, etwa weil ein Steuerbüro oder eine Fachkraft für internationales Recruiting die Formalitäten übernimmt, regelt das über eine gesonderte Vollmacht gegenüber der Agentur für Arbeit.
Diese Angaben stehen im Formular
Das fünfseitige Formular gliedert sich in mehrere Abschnitte:
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| A. Erklärung und Anlass | Für welches Verfahren die Erklärung vorgelegt wird (Aufenthaltstitel, Duldung/Aufenthaltsgestattung, Vorabzustimmung, Arbeitserlaubnis) und ob es sich um Erstantrag, Verlängerung oder Arbeitgeberwechsel handelt |
| B. Angaben zur Arbeitnehmerin/zum Arbeitnehmer | Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz |
| C. Angaben zum Arbeitgeber | Firma, Anschrift, Kontaktperson, Betriebsnummer |
| D. Angaben zur Beschäftigung | Beginn, Befristung, Arbeitsort, Berufsbezeichnung und Tätigkeitsbeschreibung |
| E. Qualifikation | Berufsausbildung oder Hochschulabschluss, Nachweise und Anerkennung |
| F. Berufsausübungserlaubnis | Nur bei reglementierten Berufen (z. B. Pflege, Heilberufe) |
| G.-I. Arbeitszeit, Überstunden, Urlaub | Vollzeit/Teilzeit, Wochenstunden, Überstundenregelung, Urlaubsanspruch |
| J.-K. Arbeitsentgelt, Tarifbindung | Höhe und Berechnung des Entgelts, Tarifvertrag, Sozialversicherungspflicht |
| L. Unterschrift | Bestätigung, dass alle Angaben dem Arbeitsvertrag entsprechen |
Wichtig: Alle Angaben müssen mit dem tatsächlichen Arbeitsvertrag übereinstimmen. Bei Verlängerungen oder einem Arbeitgeberwechsel verlangt die Bundesagentur zusätzlich Lohn- oder Gehaltsabrechnungen der ersten und letzten zwei Monate in Kopie.
Ein eigener Abschnitt (K. Inländisches Beschäftigungsverhältnis) fragt gezielt die Sozialversicherungspflicht ab: Besteht für die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer in Deutschland Sozialversicherungspflicht, geht es im Formular direkt weiter mit der Unterschrift. Besteht sie ganz oder teilweise nicht, muss der Arbeitgeber begründen, warum - etwa weil eine Ausnahmevereinbarung der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland (DVKA) mit dem ausländischen Sozialversicherungsträger vorliegt. In diesem Fall ist die Form des Nachweises anzugeben und beizufügen. Diese Angaben sind kein Beiwerk: Sie zeigen der Bundesagentur, ob die Beschäftigung zu üblichen inländischen Bedingungen abläuft oder ob Besonderheiten bei Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung bestehen.
Am Ende des Formulars (Abschnitt L) bestätigt die unterschreibende Person ausdrücklich, dass alle Angaben dem Inhalt des Arbeitsvertrags entsprechen, der zwischen dem Unternehmen und der antragstellenden Person geschlossen wird oder bereits geschlossen wurde. Außerdem verweist das Formular auf die datenschutzrechtlichen Hinweise der Bundesagentur für Arbeit, die unter arbeitsagentur.de/datenerhebung veröffentlicht sind.
Wo Sie das amtliche Formular finden
Das offizielle PDF-Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis" (EzB) stellt die Bundesagentur für Arbeit kostenlos zum Download bereit: arbeitsagentur.de - Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis (PDF). Es lässt sich sowohl handschriftlich als auch am Bildschirm ausfüllbar nutzen. Die aktuelle Fassung trägt den Formularstand 02/2024 und ist weiterhin die gültige Version für Anträge im Jahr 2026.
Zusatzblätter A, B und D
Je nach Konstellation verlangt die Bundesagentur ergänzende Zusatzblätter:
- Zusatzblatt A: bei Anerkennungsverfahren für ausländische Berufs- oder Hochschulabschlüsse,
- Zusatzblatt B: bei Entsendungen, konzerninternem Transfer oder Personalaustausch,
- Zusatzblatt D: bei befristeter Beschäftigung im Rahmen von Kontingent- oder Saisonregelungen.
Alle drei Zusatzblätter stehen ebenfalls als PDF auf arbeitsagentur.de bereit und werden zusammen mit der Hauptdatei eingereicht.
Ablauf des Zustimmungsverfahrens
In der Praxis läuft das Verfahren meist so: Die ausländische Fachkraft beantragt bei der zuständigen Auslandsvertretung oder im Inland bei der Ausländerbehörde einen Aufenthaltstitel zum Zweck der Beschäftigung. Ist für diesen Aufenthaltstitel die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit erforderlich, reicht der Arbeitgeber die ausgefüllte Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis bei der zuständigen Stelle ein. Auslandsvertretung oder Ausländerbehörde leiten die Angaben zur Prüfung an die Bundesagentur für Arbeit weiter. Diese prüft unter anderem, ob die Arbeitsbedingungen denen vergleichbarer inländischer Beschäftigter entsprechen, und erteilt bei positivem Ergebnis ihre Zustimmung. Bei einer gesonderten Vorabzustimmung oder Arbeitserlaubnis kann der Arbeitgeber die Erklärung auch direkt bei der Bundesagentur für Arbeit einreichen.
Fristen und Mitteilungspflichten
Zwei Fristen sind in der Praxis besonders wichtig:
- Wird die Beschäftigung einer ausländischen Arbeitskraft vorzeitig beendet, muss der Arbeitgeber dies der Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen mitteilen (§ 4a Abs. 5 Satz 3 Nr. 3 Aufenthaltsgesetz).
- Bei Verlängerungen oder einem Wechsel des Arbeitgebers ist eine erneute Vorlage der Qualifikationsnachweise erforderlich, ebenso aktuelle Lohnabrechnungen.
Außerdem muss der Arbeitgeber der Bundesagentur für Arbeit auf Anforderung jederzeit Auskunft über Arbeitsentgelt, Arbeitszeit und sonstige Arbeitsbedingungen erteilen (§ 39 Abs. 4 Aufenthaltsgesetz) - diese Auskunftspflicht gilt auch dann, wenn die Zustimmung der Bundesagentur ursprünglich gar nicht erforderlich war.
Für die ausländische Arbeitskraft selbst ist daneben wichtig: Werden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur beschäftigt, wenn sie im Besitz eines Aufenthaltstitels, einer Arbeitserlaubnis zum Zweck der Saisonbeschäftigung oder einer Aufenthaltsgestattung beziehungsweise Duldung sind, aus der sich die Erlaubnis zur Beschäftigung ergibt. Ohne diesen Nachweis darf die Beschäftigung nicht beginnen, selbst wenn die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis bereits unterschrieben vorliegt - das Formular ersetzt den eigentlichen Aufenthaltstitel nicht, sondern bereitet dessen Erteilung nur vor.
Häufige Fehler und Folgen falscher Angaben
In der Praxis treten vor allem diese Fehler auf:
- Unvollständige Tätigkeitsbeschreibung in Abschnitt D - je ungenauer die Beschreibung von Fachrichtung, Funktionsbereich und Branche, desto schwerer lässt sich die Beschäftigung einordnen.
- Fehlende Anerkennungsnachweise für ausländische Abschlüsse, obwohl Abschnitt E diese ausdrücklich verlangt.
- Abweichungen zwischen Formular und Arbeitsvertrag, etwa bei Arbeitszeit oder Entgelt - das Formular muss den Vertragsinhalt exakt spiegeln.
- Fehlende Betriebsnummer in Abschnitt C, die laut Formular immer einzutragen ist.
Die Folgen falscher Angaben sind keine Formsache: Wer im Zustimmungsverfahren vorsätzlich oder fahrlässig unrichtige, unvollständige oder verspätete Angaben macht, handelt ordnungswidrig (§ 404 Abs. 2 Nr. 5 SGB III). Wer unrichtige oder unvollständige Angaben macht, um einen Aufenthaltstitel oder eine Duldung zu erschleichen oder deren Erlöschen zu verhindern, macht sich sogar strafbar (§ 95 Abs. 2 Nr. 2 Aufenthaltsgesetz) und riskiert Geld- oder Freiheitsstrafe.
Verhältnis zu Vorrangprüfung und Jobcenter
Ist für den Aufenthaltstitel eine Vorrangprüfung vorgeschrieben - also die Prüfung, ob bevorrechtigte Bewerberinnen und Bewerber aus Deutschland oder der EU für die Stelle zur Verfügung stehen -, weist das Formular selbst darauf hin, dass die Angaben an Dritte weitergegeben werden können, etwa an die Kommune oder eine gemeinsame Einrichtung nach SGB II, um dort nach passenden Bewerberinnen und Bewerbern zu suchen. Das zeigt: Die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis ist Teil eines größeren Systems aus Arbeitsmarktzulassung und Vermittlungsvorrang, wie es auch beim Arbeitslos- und Arbeitsuchendmelden inländischer Beschäftigter eine Rolle spielt. Für die laufende Existenzsicherung während eines Beschäftigungsverhältnisses sind dagegen andere Nachweise relevant, etwa die Arbeitsbescheinigung bei Beendigung des Jobs oder, bei Bezug von Grundsicherungsgeld in derselben Bedarfsgemeinschaft, der Nachweis über Einkommen und Verdienst.
Häufige Fragen zur Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis
Quellen: Bundesagentur für Arbeit (Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis", Stand 02/2024); Aufenthaltsgesetz §§ 4a, 18, 39, 95; SGB III § 404; Stand Oktober 2026. arbeitsamt.info ist ein unabhängiges Portal und kein amtliches Angebot.
- eServices: online anmelden und Anträge stellen
- Arbeitnehmerüberlassung: Rechte von Leiharbeitnehmern
- ARGE und Jobcenter: Unterschied und Zuständigkeit
- Weiterbildung Arbeitsamt