Schulbescheinigung für Kindergeld: Formular KG 5a erklärt
DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE
- Ab dem 18. Geburtstag zahlt die Familienkasse Kindergeld nur weiter, wenn Sie nachweisen, dass sich das Kind noch in Schule, Ausbildung oder Studium befindet.
- Für den Schulbesuch dient dazu das Formular KG 5a - Schulbescheinigung, ausgefüllt von der Schule, nicht von den Eltern.
- Der Besuch der Berufsschule muss nicht gesondert nachgewiesen werden, wenn gleichzeitig ein betriebliches Ausbildungsverhältnis besteht.
- Kindergeld beträgt 2026 einheitlich 259 Euro monatlich je Kind (§ 66 EStG) und wird grundsätzlich bis zum 25. Geburtstag gezahlt, solange die Voraussetzungen vorliegen.
- Ohne rechtzeitigen Nachweis stoppt die Familienkasse die Zahlung - eine rückwirkende Auszahlung ist nur für die letzten sechs Monate vor Antragstellung möglich.
Mit dem 18. Geburtstag endet der automatische Kindergeldanspruch. Danach zahlt die Familienkasse nur weiter, wenn Eltern oder das Kind selbst belegen, dass eine der gesetzlichen Weiterbildungsvoraussetzungen erfüllt ist - beim Schulbesuch geschieht das über die Schulbescheinigung KG 5a.
Dieser Ratgeber erklärt, wann die Schulbescheinigung gebraucht wird, wer sie ausfüllt, was genau darin steht, welche Fristen gelten und was passiert, wenn der Nachweis fehlt oder zu spät kommt.
Warum Kindergeld ab 18 einen Nachweis braucht
Bis zur Volljährigkeit zahlt die Familienkasse Kindergeld automatisch, ohne dass besondere Voraussetzungen nachzuweisen sind. Ab dem 18. Geburtstag ändert sich das: Der Anspruch besteht dann nur noch, wenn eines der in § 32 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) genannten Kriterien erfüllt ist - insbesondere Schulbesuch, eine betriebliche oder schulische Berufsausbildung, ein Studium oder eine ernsthaft betriebene Ausbildung bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres. Die Familienkasse muss diesen Sachverhalt prüfen können und verlangt dafür einen schriftlichen Nachweis. Beim Schulbesuch ist dieser Nachweis die Schulbescheinigung KG 5a.
Der Hintergrund dieser Regelung: Kindergeld soll Familien entlasten, solange ein Kind wirtschaftlich noch nicht auf eigenen Beinen steht, weil es sich in einer Ausbildung befindet. Mit Eintritt der Volljährigkeit ist dieser Zusammenhang nicht mehr automatisch gegeben - ein 18-Jähriger könnte ebenso gut bereits voll erwerbstätig sein. Deshalb verlangt der Gesetzgeber ab diesem Zeitpunkt einen aktiven Nachweis statt der bloßen Vermutung, dass noch ein Ausbildungsverhältnis besteht. Für Eltern bedeutet das in der Praxis: Der Nachweis läuft nicht automatisch über Melderegister oder Schulverwaltung, sondern Sie müssen selbst aktiv werden und das Formular bei der Schule anfordern.
Das Formular KG 5a - Schulbescheinigung
Das amtliche Formular trägt die Bezeichnung „Schulbescheinigung zur Vorlage bei der Familienkasse" (KG 5a) und steht kostenlos als PDF bereit: arbeitsagentur.de - Schulbescheinigung KG 5a (PDF). Es dient laut amtlichem Hinweis der steuerrechtlichen Beurteilung, ob ein gesetzlich geregelter Kindergeldanspruch besteht - diese Beurteilung nimmt die zuständige Familienkasse in ihrer Funktion als Bundesfinanzbehörde vor. Die Angaben auf dem Formular sind wahrheitsgemäß zu machen; die Kindergeldakte wird nach Ende der Zahlung in der Regel noch sechs Jahre aufbewahrt.
Wer die Schulbescheinigung ausfüllt
Ausgefüllt, unterschrieben und abgestempelt wird die Schulbescheinigung von der Schule, die das Kind besucht - nicht von den Eltern und nicht vom Kind selbst. Eltern oder das volljährige Kind fordern das Formular bei der Schulverwaltung oder dem Sekretariat an, lassen es ausfüllen und reichen es anschließend bei der zuständigen Familienkasse ein. In der Praxis empfiehlt es sich, das Formular rechtzeitig vor dem 18. Geburtstag oder zu Beginn eines neuen Schuljahres anzufordern, damit genug Zeit für die Bearbeitung durch die Schule bleibt.
Was genau in der Schulbescheinigung steht
Das Formular fragt folgende Angaben ab:
| Angabe | Erläuterung |
|---|---|
| Name und Geburtsdatum des Schülers/der Schülerin | Zuordnung zum Kindergeldfall |
| Kindergeld-Nummer | Zuordnung zur laufenden Kindergeldakte der Eltern |
| Schuleintritt | Seit wann die Schule besucht wird |
| Aktuelle Klasse und Zeitpunkt des Klasseneintritts | Nachweis des laufenden Schulbesuchs |
| Voraussichtliches Ende der Schulausbildung | Monat und Jahr |
| Vollzeit- oder Teilzeitunterricht | Bei Teilzeit: Angabe der Wochenstunden |
| Datum des tatsächlichen Schulendes | Falls die Ausbildung bereits beendet wurde |
Unterschrieben wird das Formular von einer verantwortlichen Person der Schule, zusätzlich mit dem Schulstempel versehen.
Sonderfall Berufsschule neben einer Ausbildung
Ein wichtiger Hinweis steht direkt auf dem Formular: Der Besuch der Berufsschule braucht nicht gesondert nachgewiesen zu werden, wenn gleichzeitig ein betriebliches Ausbildungsverhältnis besteht. In diesem Fall genügt der Nachweis der betrieblichen Ausbildung, etwa über den Ausbildungsvertrag, da die Berufsschule als integraler Bestandteil der dualen Ausbildung gilt. Eine eigene Schulbescheinigung KG 5a ist dann nicht erforderlich. Eltern von Auszubildenden sollten diese Erleichterung kennen, um unnötigen Aufwand zu vermeiden.
Fristen: wie oft der Nachweis fällig wird
Die Familienkasse verlangt den Nachweis nicht nur einmalig, sondern regelmäßig erneut, meist zu folgenden Anlässen:
- unmittelbar nach dem 18. Geburtstag, um den fortbestehenden Anspruch erstmals zu prüfen,
- bei einem Schuljahres- oder Klassenwechsel, wenn sich das voraussichtliche Ende der Schulausbildung ändert,
- bei einem Schulwechsel, etwa von der allgemeinbildenden Schule in eine weiterführende Fachoberschule,
- zum Ende der Schulausbildung, um den Übergang in Ausbildung, Studium oder Berufstätigkeit zu dokumentieren.
Eine feste, gesetzlich einheitliche Frist in Wochen gibt es dafür nicht - entscheidend ist, dass der Nachweis vorliegt, bevor die Familienkasse die Zahlung mangels Prüfungsgrundlage einstellt. Wichtig zudem: Jede Änderung in den Verhältnissen des Kindes - etwa ein Schulabbruch, ein Wechsel in eine Erwerbstätigkeit oder eine längere Unterbrechung - müssen Sie der Familienkasse unaufgefordert und unverzüglich mitteilen.
Was passiert ohne rechtzeitigen Nachweis
Bleibt der Nachweis aus, stellt die Familienkasse die Kindergeldzahlung in der Regel ein, bis die Unterlagen nachgereicht werden. Das ist ärgerlich, aber meist kein endgültiger Verlust: Nach § 70 Abs. 1 EStG wird Kindergeld rückwirkend für höchstens die letzten sechs Monate vor dem Monat ausgezahlt, in dem der (erneute) Antrag beziehungsweise Nachweis bei der Familienkasse eingeht. Der materielle Anspruch auf Kindergeld bleibt von dieser Auszahlungsbeschränkung zwar unberührt, praktisch verlieren Sie bei sehr später Nachreichung aber trotzdem Geld, wenn die Lücke größer als sechs Monate ist. Reichen Sie die Schulbescheinigung deshalb nach Möglichkeit ein, sobald die Schule sie ausgestellt hat, statt zu warten, bis die Familienkasse von sich aus nachfragt.
Ergänzende Erklärung zu den Verhältnissen des Kindes
Neben der reinen Schulbescheinigung verlangt die Familienkasse bei volljährigen Kindern häufig zusätzlich eine „Erklärung zu den Verhältnissen eines über 18 Jahre alten Kindes". Anders als die Schulbescheinigung füllen hier Eltern oder das Kind selbst aus, nicht die Schule. Abgefragt werden unter anderem die aktuelle Wohnsituation, eventuelle eigene Einkünfte, der Familienstand und - sofern zutreffend - Angaben zu einem eigenen Kind des volljährigen Kindes. Beide Formulare ergänzen sich: Die Schulbescheinigung belegt den Ausbildungsstand, die Erklärung zu den Verhältnissen rundet das Bild um die persönliche und wirtschaftliche Situation ab. Je nach Familienkasse kann es sein, dass nur eines der beiden Formulare konkret angefordert wird - maßgeblich ist stets das Schreiben, das Sie von Ihrer zuständigen Familienkasse erhalten.
Nachweise nach der Schule: Ausbildung und Studium
Endet die Schulausbildung, ersetzt ein anderer Nachweis die Schulbescheinigung, je nachdem, wie es weitergeht:
- Bei einer betrieblichen Berufsausbildung genügt in der Regel der Ausbildungsvertrag, bestätigt durch die zuständige Kammer (IHK oder Handwerkskammer).
- Bei einem Studium an einer deutschen Hochschule verlangt die Familienkasse meist eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung, häufig für jedes Semester erneut.
- Nach Abschluss einer erstmaligen Berufsausbildung oder eines Erststudiums entfällt der Kindergeldanspruch grundsätzlich, wenn das Kind einer Erwerbstätigkeit mit mehr als 20 Wochenstunden nachgeht (§ 32 Abs. 4 Satz 2 und 3 EStG).
- Besteht zwischen zwei Ausbildungsabschnitten eine Übergangszeit von höchstens vier Monaten, etwa zwischen Abitur und Studienbeginn, läuft der Anspruch meist weiter - auch dafür verlangt die Familienkasse einen kurzen Nachweis über den Beginn des nächsten Ausbildungsabschnitts.
Wer nach der Schule arbeitslos wird oder eine Ausbildungsstelle sucht, findet ergänzend Informationen im Ratgeber Arbeitslos und arbeitsuchend melden. Auch während einer laufenden Ausbildung lohnt sich gelegentlich ein Blick auf mögliche Förderungen, etwa wenn die Ausbildungsvergütung allein nicht für den Lebensunterhalt reicht.
Häufige Fehler bei der Schulbescheinigung
In der Praxis treten vor allem diese Fehler auf:
- Zu später Antrag auf das Formular: Wird die Bescheinigung erst kurz vor oder nach dem 18. Geburtstag bei der Schule angefordert, kann es durch Schulferien oder Verwaltungsabläufe zu Verzögerungen kommen.
- Fehlende Angabe zum voraussichtlichen Schulende, wodurch die Familienkasse den Prüfzeitraum nicht sauber festlegen kann.
- Berufsschulnachweis trotz betrieblicher Ausbildung eingereicht, obwohl dieser laut Formular in diesem Fall gar nicht nötig ist - das kostet nur unnötig Zeit.
- Änderungen nicht gemeldet: Bricht das Kind die Schule ab oder wechselt in eine Vollzeit-Erwerbstätigkeit, muss das der Familienkasse unverzüglich mitgeteilt werden - sonst drohen spätere Rückforderungen bereits ausgezahlten Kindergeldes.
- Verwechslung mit der Erklärung zu den Verhältnissen eines über 18 Jahre alten Kindes: Dieses separate Formular fragt die Gesamtsituation ab und ersetzt die Schulbescheinigung nicht, sondern ergänzt sie.
- Formular beim falschen Kindergeldfall eingereicht: Vor allem bei getrennt lebenden Eltern oder mehreren Kindern in der Familie sollte die Kindergeld-Nummer auf dem Formular unbedingt zur richtigen Akte passen, sonst lässt sich die Bescheinigung nicht zuordnen.
- Zu knappe Angaben bei Teilzeitunterricht: Wird Teilzeitunterricht angekreuzt, muss die Zahl der Wochenstunden mit angegeben werden - fehlt sie, kann die Familienkasse nicht beurteilen, ob noch ausreichend Unterricht im Sinne eines Schulbesuchs vorliegt.
Ein genereller Tipp für den Umgang mit der Familienkasse: Bewahren Sie von jeder eingereichten Bescheinigung eine Kopie auf und notieren Sie sich das Einreichungsdatum. Kommt es später zu Rückfragen oder zu einer vorübergehenden Zahlungseinstellung, lässt sich so schnell belegen, dass der Nachweis fristgerecht vorlag.
Häufige Fragen zur Schulbescheinigung für Kindergeld
Quellen: Bundesagentur für Arbeit/Familienkasse (Formular KG 5a, arbeitsagentur.de/datei/kg5a_ba031890.pdf); § 32 Abs. 4, § 66, § 70 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (gesetze-im-internet.de); Stand Oktober 2026. arbeitsamt.info ist ein unabhängiges Portal und kein amtliches Angebot.