Arbeitszeugnis: Anspruch, Noten und Formulierungen verstehen

Redaktionell geprüft von der arbeitsamt.info-Redaktion · Aktualisiert: September 2026

Das Arbeitszeugnis ist eines der wichtigsten Dokumente in Ihrer Bewerbungsmappe. Es fasst zusammen, was Sie in einem Job gemacht haben und wie gut Sie es gemacht haben - und wird von künftigen Arbeitgebern genau gelesen. Wer nach einer Kündigung oder einem freiwilligen Wechsel den nächsten Schritt plant, hat einen gesetzlichen Anspruch auf ein Zeugnis (§ 109 GewO). Wie lange das Arbeitsverhältnis bis dahin noch läuft, richtet sich nach der Kündigungsfrist. Tückisch ist die sogenannte Zeugnissprache: Weil ein Zeugnis wahr und zugleich wohlwollend sein muss, verstecken sich hinter freundlich klingenden Formulierungen feste Notenstufen. Dieser Ratgeber erklärt Ihren Rechtsanspruch, den Unterschied zwischen einfachem und qualifiziertem Zeugnis, den typischen Aufbau, die Notenskala der Zeugnissprache mit ihren "Geheimcodes" sowie Ihre Möglichkeiten, ein schlechtes oder fehlerhaftes Zeugnis berichtigen zu lassen.

Auf ein Arbeitszeugnis besteht ein gesetzlicher Anspruch

Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das regelt § 109 der Gewerbeordnung (GewO). Dieser Anspruch besteht unabhängig vom Grund der Beendigung: Er gilt bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber ebenso wie bei einer Eigenkündigung, beim Auslaufen eines befristeten Vertrags oder bei einem Aufhebungsvertrag. Auch die Dauer der Beschäftigung spielt keine Rolle - selbst nach wenigen Wochen kann ein Zeugnis verlangt werden.

Der Anspruch umfasst nicht nur das Endzeugnis. Aus wichtigem Grund können Sie auch während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ein Zwischenzeugnis fordern, etwa bei einem Wechsel des Vorgesetzten oder für eine Bewerbung. Wichtig: Sie müssen das Zeugnis in aller Regel aktiv verlangen. Der Arbeitgeber stellt es nicht automatisch aus, sondern auf Ihre Aufforderung hin. Warten Sie damit nicht zu lange, denn der Anspruch kann mit der Zeit verwirken.

Einfaches und qualifiziertes Zeugnis unterscheiden sich im Umfang

Das Gesetz kennt zwei Arten von Zeugnissen. Welche Sie erhalten, entscheiden grundsätzlich Sie selbst durch Ihre Anforderung. Das einfache Zeugnis enthält nur die "harten" Fakten: Ihre Person, die Art der Tätigkeit und die Dauer des Arbeitsverhältnisses. Eine Bewertung Ihrer Leistung oder Ihres Verhaltens fehlt. Ein einfaches Zeugnis reicht meist nur bei sehr kurzen Beschäftigungen oder wenn Sie eine Bewertung ausdrücklich nicht wünschen.

Das qualifizierte Zeugnis geht deutlich weiter. Es enthält zusätzlich eine Beurteilung Ihrer Leistung und Ihres Verhaltens im Betrieb. Für Bewerbungen ist praktisch immer das qualifizierte Zeugnis gemeint, weil ein fehlendes oder nur einfaches Zeugnis von Personalverantwortlichen oft als schlechtes Zeichen gedeutet wird. Verlangen Sie deshalb im Zweifel ausdrücklich ein qualifiziertes Zeugnis.

Ein Zeugnis muss wahr und zugleich wohlwollend sein

Über allem stehen zwei Grundsätze, die sich in der Praxis oft widersprechen. Ein Zeugnis muss wahr sein: Der Arbeitgeber darf nichts erfinden und keine falschen Lobeshymnen aufschreiben, die der Realität nicht entsprechen. Zugleich muss es wohlwollend formuliert sein: Es soll das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht unnötig erschweren.

Genau aus diesem Spannungsfeld ist die berühmte Zeugnissprache entstanden. Weil der Arbeitgeber eine schwache Leistung nicht offen als "schlecht" bezeichnen darf, aber auch nicht lügen soll, hat sich eine Reihe von wohlwollend klingenden Formeln herausgebildet, die dennoch klare Noten transportieren. Wer die Codes kennt, liest aus einem freundlichen Satz die tatsächliche Bewertung heraus. Aus demselben Grund sind sogenannte Geheimzeichen unzulässig - also versteckte Signale wie auffällige Ausrufezeichen, absichtliche Tippfehler oder doppeldeutige Formulierungen, die den Text unauffällig abwerten sollen.

Ein qualifiziertes Zeugnis folgt einem festen Aufbau

Ein professionelles qualifiziertes Zeugnis ist stets ähnlich gegliedert. Diese feste Reihenfolge hilft Ihnen, Ihr eigenes Zeugnis zu prüfen - fehlt ein üblicher Baustein, ist das ein Warnsignal. Der typische Aufbau sieht so aus:

• Überschrift ("Zeugnis" oder "Arbeitszeugnis") und Angaben zur Person.
• Einleitung mit Eintrittsdatum, Position und Dauer der Beschäftigung.
• Aufgabenbeschreibung: die Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche, möglichst konkret.
• Leistungsbeurteilung: Arbeitsbereitschaft, Können, Arbeitsweise und Arbeitserfolg, abgeschlossen durch die zusammenfassende Zufriedenheitsformel.
• Verhaltensbeurteilung (Sozialverhalten) gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden.
• Beendigungsgrund und Schlussformel mit Dank, Bedauern und Zukunftswünschen.
• Ort, Datum und Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person.

Die Tätigkeitsbeschreibung sollte so ausführlich sein, dass ein fremder Leser einschätzen kann, welche Aufgaben Sie tatsächlich beherrschen. Eine zu knappe oder unvollständige Aufgabenbeschreibung wertet das Zeugnis indirekt ab, weil sie Ihre Qualifikation kleiner erscheinen lässt, als sie ist.

Die Zeugnissprache verschlüsselt die Bewertung in Notenstufen

Das Herzstück der Leistungsbeurteilung ist die Zufriedenheitsformel. In ihr steckt die eigentliche Gesamtnote. Kleine Unterschiede im Wortlaut - "vollste" statt "volle", "stets" statt keinem Zusatz - verschieben die Note um eine ganze Stufe. Die folgende Übersicht zeigt die gängige Übersetzung der wichtigsten Formulierungen:

Der Schlüssel liegt in zwei Wörtern. "Stets" oder "jederzeit" signalisiert Dauerhaftigkeit und hebt die Note; fehlt dieses Wort, ist die Bewertung schwächer. "Vollste" ist die stärkste Steigerung und steht für die Bestnote, "volle" für eine Note darunter. Formulierungen mit "bemüht" gelten als klarer Hinweis auf eine schwache Leistung: Wer sich nur bemüht hat, hat das Ziel gerade nicht erreicht. Achten Sie deshalb genau auf den exakten Wortlaut Ihrer Zufriedenheitsformel - er entscheidet über Ihre Zeugnisnote.

Verhaltensbeurteilung und Schlussformel verraten das Gesamtbild

Nach der Leistung folgt die Beurteilung des Sozialverhaltens. Hier ist nicht nur der Inhalt, sondern auch die Reihenfolge aussagekräftig. Üblich ist die Aufzählung "gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden". Wird ausgerechnet das Verhalten gegenüber Vorgesetzten weggelassen oder ans Ende gestellt, kann das auf ein gestörtes Verhältnis zur Führungsebene hindeuten. Ein rundum positives Zeugnis bescheinigt ein "stets einwandfreies" oder "vorbildliches" Verhalten gegenüber allen genannten Gruppen.

Den Abschluss bildet die Schlussformel. Ein gutes Zeugnis enthält drei Elemente: den Dank für die Zusammenarbeit, das Bedauern über das Ausscheiden und gute Wünsche für die berufliche und persönliche Zukunft. Diese Schlussformel ist rechtlich nicht erzwingbar, gilt aber als Standard. Fehlt sie ganz, lesen erfahrene Personaler das als deutliches Warnsignal - so, als wolle der Arbeitgeber das Ausscheiden gerade nicht bedauern. Endet ein sonst gutes Zeugnis abrupt ohne Dank und Wünsche, sollten Sie eine Ergänzung verlangen.

Das Zwischenzeugnis dokumentiert die Leistung im laufenden Job

Ein Zwischenzeugnis wird ausgestellt, während das Arbeitsverhältnis weiterläuft. Es hat denselben Aufbau wie ein Endzeugnis, ist aber in der Gegenwartsform formuliert. Ein Anspruch besteht bei einem triftigen Anlass. Typische Gründe sind:

• ein Wechsel des Vorgesetzten, der Ihre Leistung bisher beurteilen konnte;
• eine Umstrukturierung, Versetzung oder Übernahme des Betriebs;
• eine anstehende Bewerbung oder interne Bewerbung auf eine andere Stelle;
• eine längere Unterbrechung, etwa vor der Elternzeit.

Ein Zwischenzeugnis ist strategisch wertvoll: Es hält eine gute Beurteilung fest, solange die beurteilende Führungskraft noch im Amt ist. An einem einmal erteilten Zwischenzeugnis muss sich der Arbeitgeber später beim Endzeugnis grundsätzlich festhalten lassen - eine spätere, deutlich schlechtere Bewertung müsste er begründen können. Falls Sie sich beruflich neu orientieren wollen, kann ein Zwischenzeugnis auch den Einstieg in eine geförderte Weiterbildung oder Umschulung vorbereiten.

Ein falsches Zeugnis können Sie berichtigen lassen

Sind Sie mit Ihrem Zeugnis nicht einverstanden, haben Sie einen Berichtigungsanspruch. Sie können verlangen, dass unwahre oder unzulässige Passagen korrigiert werden und dass Formfehler wie Tippfehler oder eine unpassende Schlussformel beseitigt werden. Sinnvoll ist es, zunächst außergerichtlich das Gespräch zu suchen und eine konkrete, formulierte Änderung vorzuschlagen.

Wichtig ist die Beweislast: Für die Notenstufe "befriedigend" muss grundsätzlich der Arbeitgeber die Tatsachen darlegen, wenn er schlechter bewerten will. Wollen Sie dagegen eine bessere Note als "befriedigend" durchsetzen, müssen in der Regel Sie belegen, dass Ihre Leistungen überdurchschnittlich waren. Kommt keine Einigung zustande, können Sie den Anspruch vor dem Arbeitsgericht geltend machen. Ein Anwaltszwang besteht in der ersten Instanz nicht. Handeln Sie zügig, denn der Anspruch kann verwirken oder durch Ausschlussfristen im Arbeits- oder Tarifvertrag zeitlich begrenzt sein.

Form, Frist und Zugang entscheiden über die Wirksamkeit

Ein Arbeitszeugnis muss bestimmten Formvorgaben genügen. Es ist schriftlich auf dem üblichen Geschäftspapier des Arbeitgebers zu erstellen und von einer vertretungsberechtigten Person zu unterschreiben; eine rein elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen (§ 109 Abs. 3 GewO). Das Zeugnis muss zudem sauber und ordentlich sein: keine Flecken, keine Streichungen und keine Knicke, die als versteckte Abwertung gedeutet werden könnten. Wird das Zeugnis gefaltet verschickt, darf das nur so geschehen, dass eine Kopie ohne sichtbare Knickspuren möglich bleibt.

Zeitlich sollten Sie das Zeugnis zeitnah zum Ende des Arbeitsverhältnisses verlangen. Ein fester gesetzlicher Ablauftag existiert zwar nicht, doch der Anspruch kann durch längeres Zuwarten verwirken und durch vertragliche Ausschlussfristen begrenzt sein. Fordern Sie das Zeugnis daher am besten direkt zum Austritt an. Wer nach der Beendigung arbeitslos wird, sollte sich parallel frühzeitig arbeitslos melden und den Anspruch auf Arbeitslosengeld 1 klären. Für die Agentur für Arbeit ist neben dem Zeugnis vor allem die Arbeitsbescheinigung wichtig, die der Arbeitgeber gesondert ausstellt.

Häufige Fragen zum Arbeitszeugnis